Для каждой должности в организации необходима должностная инструкция. В ней указывают перечень прав и обязанностей работника. Для помощника генерального директора в должностной инструкции необходимо детально прописать полномочия, в том числе на период отсутствия директора.
Коротко о главном: 5 пунктов
- Должностная инструкция — не обязательный документ, но он очень помогает в работе.
- В ней перечислено, что должен делать помощник руководителя и что будет, если он этого не сделает.
- Документ включает обязанности, права и ответственность помощника руководителя, а также порядок контроля его работы.
- Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись. Если этого не сделать, то применить ее не получится.
- В статье можете скачать образец ДИ помощника руководителя.
Требования к должностной инструкции помощника генерального директора
Это документ, который определяет задачи, обязанности и права работника на такой должности. Его наличие обязательно, если обязанности сотрудника не указаны в трудовом договоре. Требования к должности должны быть четко сформулированы и охватывать все аспекты работы.
Важным требованием является подробное описание обязанностей работника, включая его роли при взаимодействии с сотрудниками различных уровней и внешними контрагентами. Также необходимо указать степень ответственности за выполнение порученных задач и за сохранность конфиденциальной информации.
Кроме того, в документе должны быть четко определены критерии эффективности работы, способы контроля за ее выполнением. Необходимо учитывать особенности структуры и функционирования компании при разработке этого документа.
В организации, в которой я работаю, случился казус. Помощник руководителя подписывал договоры с контрагентами. Его полномочия допускали подписание договоров на сумму до 100 000 руб. Со временем сотрудник упустил правило о предельной сумме сделки и подписал договор на сумму более 100 000 руб. Контрагент увидел подпись заместителя директора и запросил документы в подтверждение полномочий. Сотрудник предоставил перечень полномочий и приказ на право подписи, контрагент не принял договор, поскольку полномочия не позволяли сотруднику его подписать. Сделку передали генеральному директору, а перечень трудовых функций скорректировали, увеличив предельную сумму сделок.
Структура должностной инструкции помощника генерального директора
Структура состоит из нескольких разделов, которые помогают четко определить задачи и полномочия должности:
- Первый раздел — введение, где указывается название должности работника, его место в организационной структуре компании и основная цель работы сотрудника. Важным разделом является перечень требований к квалификации и профессиональным навыкам, необходимых для успешного выполнения обязанностей.
- Далее идет описание обязанностей, которые включают основные функции и задачи, например: организация рабочего процесса, контроль выполнения поручений генерального директора, подготовка документов, участие в совещаниях и т. д.
- Затем указывают права и ответственность помощника генерального директора, порядок взаимодействия с другими сотрудниками и подчиненными.
- Отдельный раздел посвящен процедурам контроля за выполнением обязанностей и механизмам обратной связи с руководителем.
Подробнее: как составить должностную инструкцию
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, в каком порядке разрабатываются и утверждаются должностные инструкции. Используйте эти инструкции бесплатно.
Пример должностной инструкции ассистента руководителя
Шаблон документа:
|
Общество с ограниченной ответственностью «_____________» ООО «____________» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «_______________» ___________________ Должностная инструкция личного помощника руководителя ________________ (дата) г. ___________________ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Личного помощника руководителя ООО «__________________». 1.2. Личный помощник руководителя назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «__________________» по представлению Офис-менеджера. 1.3. Личный помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.4. На должность Личного помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее одного года или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее двух лет. 1.5. Личный помощник руководителя должен знать:
1.6. В своей деятельности Личный помощник руководителя руководствуется:
1.7. В период временного отсутствия Личного помощника руководителя его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора. 2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Личный помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Организационно и информационно обеспечивает деятельность генерального директора. 2.2. Контролирует прием и своевременную передачу в структурные подразделения или конкретным исполнителям корреспонденции, поступающей на рассмотрение генерального директора. 2.3. Готовит документы и материалы, необходимые для работы генерального директора. 2.4. Контролирует своевременное рассмотрение и предоставление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых генеральному директору на подпись. 2.5. Организует ведение контрольно-регистрационной картотеки по приказам, распоряжениям, поручениям и указаниям генерального директора. 2.6. Контролирует правильность ведения оперативного учета прохождения документов. 2.7. Анализирует причины несвоевременного выполнения поручений, документов и резолюций генерального директора. 2.8. Информирует генерального директора о состоянии исполнения документов. 2.9. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию системы контроля за исполнением поручений, документов и резолюций в ООО «__________________», а также в разработке мероприятий по рационализации документооборота ООО «__________________». 2.10. Организует проведение переговоров и встреч генерального директора. 2.11. Организует проведение телефонных переговоров генерального директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает, принимает и своевременно доводит до сведения генерального директора информацию, полученную по любым каналам связи. 2.12. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). 2.13. Выполняет работу по организации командировок генерального директора ООО «__________________» (заказ и резервирование билетов, мест в гостиницах, подготовка документов для получения виз и т. д.). 2.14. Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. 3. ПРАВА Личный помощник руководителя имеет право: 3.1. Требовать от генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав. 3.2. Повышать свою квалификацию. 3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей. 3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности Личного помощника руководителя. 3.5. Предоставлять на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «__________________». 3.6. Получать от работников ООО «__________________» информацию, необходимую для ведения своей деятельности. 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Личный помощник руководителя несет ответственность: 4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством. 4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «__________________»), — в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством. 5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ 5.1. Режим работы Личного помощника руководителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «__________________». 5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Личного помощника руководителя в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «__________________». Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО «__________________» № __________ от ___________. С инструкцией ознакомлен: _______________________ |
Заполненный пример:
Читайте также:
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Обязательно ли составлять должностную инструкцию помощника генерального директора?
Документ обязателен, если обязанности работника не указаны в трудовом договоре.
-
Что указать в должностной инструкции?
В ней указывают права и обязанности работника, полномочия, порядок взаимодействия с подчиненными и пр.
-
Какая структура обязательна для должностной инструкции помощника гендиректора?
Закон структуру не регламентирует, документ структурируют в свободном порядке. Обычно указывают требования к сотруднику, его права, обязанности, полномочия, порядок взаимодействия с коллективом и правила отчетности.
-
Какую форму документа использовать?
Закон не устанавливает единую форму, документ разрабатывает работодатель.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
-
Челозерцева Александра
2024-04-19 08:56:14Обычно помощник директора является его заместителем на период отсутствия. В этом случае в должностной инструкции нужно предусмотреть круг обязанностей и полномочий на период замещения. Если есть право подписи документов, об этом также нужно указать в инструкции. Если функционал помощника не предполагает заместительства, а включает только функции секретаря и сопроводителя, должностная инструкция не требует детального перечисления правомочий.
