В прошлой статье мы говорили о реальных ограничениях, при наличии которых внедрять КЭДО не стоит.
Сегодня поговорим о страхах и стереотипах, которые абсолютно зря мешают внедрению кадрового электронного документооборота в организации.
«Наши сотрудники никогда не освоят»
Они в возрасте, у них нет образования, живут в селе, они просто идио… с особенностями интеллектуального развития.
Будем откровенны — те самые сотрудники, которые «не могут освоить ваш дурацкий сервис», прекрасно справляются со СбербанкОнлайн, ВКонтакте, Одноклассники, Авито, Озоном и кучей игрушек на своем смартфоне или ПК.
Дело не в поле, годе рождения, месте жительства, интеллекте, а в мотивации.
У людей существует сопротивление новому — это нормально. И более чем естественно, что они ленятся осваивать новую «фичу», только потому что это надо работодателю.
Если решить вопрос «зачем это надо им», то и проблем с освоением будет на порядок меньше. А при наличии нормального обучения, инструкций и линии поддержки люди могут вас удивить. Ищите не просто программу для КЭДО, а компанию-партнера, которая поможет с этими пунктами.
«У наших сотрудников смартфонов нет, одни кнопочные телефоны»
Да, люди с кнопочными телефонами существуют. Но сколько таких работников в процентах от ваших сотрудников? Когда начинаешь задавать такие вопросы, выясняется, что весьма немного, и все эти люди сильно старше 60 лет.
Мы не хотим кого-то дискриминировать по возрасту, но среди обычных предприятий не так много таких, где большая часть сотрудников старше 60 лет. Остальные все же общаются в мессенджерах, слушают музыку и играют в игры в трамвае. Кроме того, большинство сервисов работают на ПК или ноутбуке даже лучше, чем в мобильном приложении.
Так что давайте смотреть на реальность трезво, «отсутствие технической возможности» — скорее, отговорка, чем реальная причина.
«Наши сотрудники электронным документам не верят — вдруг подпись украдут или еще что»
Отсутствие грамотности в этом вопросе вполне понятно. Люди действительно боятся нового. Многие помнят, как люди не доверяли карточкам и массово снимали деньги в банкоматах сразу поле зарплаты — тоже боялись, что деньги с карты могут исчезнуть.
За сколько лет ситуация поменялась? И десяти не прошло.
Здесь помогает нормальное разъяснение сотрудникам особенностей электронного документооборота и подписания документов в сервисах КЭДО. Мотивирование их. Демонстрация удобств сервиса.
К сожалению, при внедрении чего-то нового в умы людей другой «волшебной кнопки» не придумано.
«Бумага надежнее»
Пожалуй, самый распространенный стереотип. Бумага материальна, ее можно пощупать и прочитать. Она привычна.
Но она все равно теряется. Выцветает. Может быть уничтожена недобросовестными работниками или испорчена неквалифицированными. Требует обширных мест хранения (архивов). Эти места хранения могут быть залиты водой при аварии или пострадать при пожаре.
При организации правильной системы копирования и хранения электронные файлы намного надежнее. Их проще и дешевле хранить.
Легче — намного, на порядок легче — найти! Не надо копировать и заверять, они всегда оригинальны. Они не потеряются при переезде, не пострадают от заливания кофе или канализацией.
***
Каков же вывод нашей статьи?
Когда вы слышите подобные доводы, знайте — ваши работники просто не понимают, зачем им менять свою привычную работу под какие-то ваши новые задумки.
Они не понимают пользы и удобства нового варианта работы, и им надо об этом рассказать. О том, что это они теперь контролируют свои кадровые документы, а не отдел кадров. Что они всегда смогут прочитать то, что подписали когда-то, проверить и сравнить. Что никто не сможет изменить подписанный документ или «поставить закорючку» за сотрудника. Про оригиналы документов на руках, с которыми в любой момент они могут задать появившиеся вопросы или предъявить, куда требуется.
В конце концов, КЭДО — это очень удобно.
И вишенка на торте. «Мы не будем внедрять КЭДО, тогда все документы будут электронные — как бухгалтеры их искать будут? Мы же не сможем их по папочкам разложить…» — из реального разговора.
Внедряем кадровый электронный документооборот на базе 1С:Кабинет сотрудника и 1С:ЗУП. Продемонстрируем, ответим на вопросы, поможем навести порядок в кадровом учете.
1С:Кабинет сотрудника — описание, цена, купить — ВЦ «1С-ИжТиСи»
КЭДО: как внедрить и получать удовольствие от жизни:
