КЭДО — кадровый электронный документооборот — тема модная и «хайповая». Нельзя сказать, что интерес к ней необоснован. Это действительно новый уровень кадровых отношений с работником — удобный, надежный, легитимный, удешевляющий процессы и защищающий нервы кадровиков.
Но, как и у всех вещей в этом мире, у него есть ряд ограничений. Давайте о них и поговорим.
Подписано электронным пером — не вырубишь и топором
Вы не сможете «доложить страничку» и «чуть-чуть поменять этот абзац». Все изменения и новые версии надо будет подписывать заново. Причем, всеми работниками.
Теоретически так должно быть и с бумажными документами, но на практике массовое переподписание случается лишь при кардинальном изменении документа, а мелкие изменения, как правило, проходят мимо работников.
Поэтому многие кадровики искренне боятся именно этого момента, забывая, что подписание в КЭДО можно провести за секунды, выбрав список сотрудников и нажав одну кнопочку…
Что знают двое, то знает и кто угодно
Он сможет его хранить, перечитывать, подать в суд или в трудовую инспекцию, передать другим лицам.
Если в вашей организации существуют тайные документы, связанные с охраняемой законом тайной (коммерческой, государственной и т. п.), вам следует хорошенько задуматься, как вы будете эту тайну хранить.
Даже если внутри компании защищенный контур, то, попав к работнику, документ останется на его личном устройстве, на котором этого контура нет, и вообще неизвестно, кто и как имеет к этому устройству доступ. В этом случае обеспечение тайны — вопрос очень и очень спорный. Можно попробовать решить этот вопрос, расширив обязанности работника по хранению тайны, и четко прописать конкретные шаги в каком-нибудь «Положении о…». Но практика показывает, что в отсутствие контроля люди редко производят действия, которые они считают лишними. И готов ли работодатель обеспечивать всех работников, например, адекватной антивирусной защитой? Ведь обеспечение условий для хранения той самой тайны возлагается именно на работодателя.
Отдельно отметим, что часть работодателей подписывают с работниками различного рода нелегитимные документы и соглашения, в которых работник соглашается на нарушения трудового законодательства или другую дискриминацию. Понятно, что юридической силы такие документы не имеют, но многие работники об этом не в курсе и считают, что исполнять их обязаны.
Если компания практикует подобное, то должна понимать, что в суде и проверяющим будут предъявлены не распечатанные «бумажки без подписи», а официальные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью должностного лица. То есть правонарушение будет «налицо».
Забудьте о «заднем числе»
На документах будет стоять реальное, «серверное время», время отправки и подписания. Все, кто пообещает вам какие-то иные варианты, — либо обманщики, либо планируют нарушать законы РФ.
Каждый опытный кадровик сталкивался с тем, что в работе периодически случаются события, требующие подписания документа чуть раньше, чем «сейчас». Если эти ситуации встречаются нечасто, их и при использовании КЭДО вполне можно решить административными методами, например, выведя часть документов из КЭДО, уточнив в нормативных документах, в каких случаях можно сделать исключение, и подписать документ «в бумаге» и т. п.
Но если эти ситуации постоянные, массовые и касаются таких вещей, как изменение условий труда, рассылки нормативных документов позже даты их вступления в силу, то использование КЭДО вам не подходит.
Безусловно, мы советуем приводить в порядок свое кадровое делопроизводство и работать по закону, а не отказываться от КЭДО. Но делая выбор, делайте это осознанно, понимая все возможные последствия.
Внедряем кадровый электронный документооборот на базе 1С:Кабинет сотрудника и 1С:ЗУП. Продемонстрируем, ответим на вопросы, поможем навести порядок в кадровом учете.
1С:Кабинет сотрудника — описание, цена, купить — ВЦ «1С-ИжТиСи»
КЭДО: как внедрить и получать удовольствие от жизни:
