В процессе работы компании образуется множество документов для длительного хранения. Чтобы избежать штрафных санкций, необходимо правильно организовать подготовку дел к архивному хранению с учетом требований и норм законодательства.
Как и где организовать архив предприятия
Управление процессом хранения документации в архивах в России регулирует ФЗ № 125 от 22.10.2004. Он обязывает госпредприятия и ведомства систематизировать документацию и передавать на хранение только в архивные фонды РФ. А у коммерческих компаний есть несколько вариантов на выбор, как архивировать документы в бумажном виде:
- сохранение внутри организации в специально оборудованном помещении;
- сдача бумаг на внешнее архивное хранение (в государственное или частное);
- создание электронного архива.
Какой из этих вариантов выбрать, зависит от их плюсов и минусов и возможностей конкретной организации. Если выбор пал на архивирование документов в организации, учтите требования к помещениям (раздел IV правил, утв. Приказом Федерального архивного агентства № 24 от 02.03.2020). Следует выбрать комнаты сухие, хорошо вентилируемые, темные, вдали от источников солнечного света и нагревательных отопительных устройств. Оборудовать их следует средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией и оснастить сейфами, металлическими стеллажами, шкафами-стеллажами, стационарными отсеками-боксами с металлическими перегородками и полками и др.
Чтобы создать все условия и обеспечить надлежащий контроль, руководитель компании издает приказ о создании архива в организации и назначает ответственного специалиста.
Если в собственной компании создать такой отдел возможности нет, то дела передают специализированной компании, с которой заключают договор. Частные компании вправе заключить договор и с государственным архивами (ст. 20 ФЗ № 125 от 22.10.2004).
Все большую популярность приобретает формирование электронного архива. Для этого понадобятся дополнительные расходы на оплату услуги сканирования документов. Но они не подвержены порче от воды, огня, плесени и других негативных факторов, как бумажные аналоги. Такой вариант отличается удобством сохранности и поиска.
Что касается бумажной документации, то процесс архивирования происходит поэтапно. Вот пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в компании:
- Издать распоряжение о работниках, которым открыт доступ в хранилища.
- Подготовить документацию по всем правилам.
- Разместить бланки по каталогам, подшить их и отправить на архивное хранение.
- Вести регистрацию вновь поступающих бланков.
Порядок подготовки документов для передачи их в архив
В законе установлено, какие документы подлежат архивному хранению, — период хранения которых более 10 лет. Их передают для архивирования после завершения дел в делопроизводстве: минимум — через год, максимум — через три года. Документацию по личному составу госслужащих — через 10 лет со дня расторжения с ними договора (п. 4.1-4.2 правил, утв. Приказом Минкульта РФ № 526 от 31.03.2015).
Чтобы отправить бумаги в архивное хранилище, сначала их следует подготовить. Сначала определимся, что включает в себя подготовка документов к хранению по шагам.
Шаг 1. Распределить бумаги по группам — личного состава, постоянного и временного (до и более 10 лет) сохранения.
Шаг 2. Провести экспертизу их ценности. Отобрать бумаги, которые подлежат дальнейшему сохранению или ликвидации. Поверку проводит специальная экспертно-проверочная комиссия.
Шаг 3. По итогам экспертизы составить описи каждого дела, подлежащего передаче в хранилище (указав номер, дату, заголовок, количество листов и др.).
Шаг 4. Провести поэтапное оформление дел для сдачи в архив на длительное сохранение. Листы пронумеровать, на обложке указать основную информацию (наименование компании, номер, дату и заголовок дела, количество листов, сроки хранения).
Шаг 5. Сделать переплет каждого дела. На заверительной надписи прошивки следует поставить подпись ответственного лица и печать компании. Этот этап обязателен для систематизации дел и упрощения поиска нужного акта.
Порядок передачи дел в архив
Передачу подготовленной подшивки документов в архив осуществляют ответственные сотрудники, назначенные приказом руководства. Сначала составляют каталоги дел по категориям. Оформляют по специальной форме. В номенклатуру дел включают следующие сведения:
- индекс дел (условный номер, содержащий код подразделения и сам номер);
- названия документов;
- количество документации, отправляемой в хранилище;
- периоды сохранения в архивном помещении со ссылкой на номер статьи по нормативному акту;
- примечания по цифровым форматам некоторых видов документов.
Затем с учетом списка актов, находящихся в заранее подготовленных папках, передача документов в архив оформляется общей описью. В ней перечисляют все дела с указанием основных сведений о них. В завершение указывают количество дел в описи и особенности их систематизации. Ее обязательно подписывают уполномоченные сотрудники и согласовывают на экспертно-проверочной комиссии.
При передаче дел в госархив его сотрудник проверяет, правильно ли оформлены дела по установленным требованиям. Если они оформлены некорректно, то возвращают на переоформление. Если все верно, сотрудник государственного хранилища подписывает акт о передаче.
Подробнее: порядок передачи кадровых документов в архив
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать ведение архива в коммерческой организации и у ИП. Используйте эти инструкции бесплатно.
Сроки хранения в архиве
На протяжении какого периода хранить документацию, указано в перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Есть категории, которые хранят только год, а есть те, которые предполагают сдачу документов в архив организации на постоянное хранение или до ликвидации организации.
Контролирующие органы вправе запросить дела для проверки правил и периодов сохранности в любой момент. Если есть нарушения, то штраф наложат по ст. 13.20 КоАП РФ:
- для физических лиц — 3000 руб.;
- для должностных лиц — до 5000 руб.;
- для юридических лиц — до 10 000 руб.
-
Ломова Анна
2022-08-17 11:18:40Наряду с бумажным архивирование документов в организации может быть и в электронном виде. Архив создается на специальном сервере (с программами и техническими устройствами для чтения, копирования и перезаписи). Обязательны 2 экземпляра электронного документа на разных носителях. За его защиту от несанкционированного доступа и сохранение персональных данных отвечает специально назначенное должностное лицо. Эти правила указаны в 2.30 правил, утв. Приказом Минкульта РФ № 526 от 31.03.2015.
-
Борис Кудрин
2022-08-19 16:57:18"Шаг 5. Сделать переплет каждого дела. На заверительной надписи прошивки следует поставить подпись ответственного лица и печать компании. Этот этап обязателен для систематизации дел и упрощения поиска нужного акта." - А можно задать вопрос автору? Можно ссылку на нормативный документ, где сказано, ЧТО НУЖНО СТАВИТЬ ПЕЧАТЬ НА ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСИ?
