Как правильно пригласить на собеседование

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Приглашение на собеседование лучше отправлять письменно, чтобы кандидат знал все детали.
2. В письме нужно указать полную информацию о месте и времени собеседования, а также контакты.
3. Можно использовать разные способы для отправки приглашения: электронная почта, обычная почта или смс.
4. После электронного письма желательно позвонить и убедиться, что кандидат его получил.
5. Сообщение должно звучать оптимистично и подчеркивать важность кандидата для компании.

Надо ли готовить официальное приглашение на собеседование

При подборе персонала важный этап — знакомство с кандидатами на вакантные должности. Сначала это ознакомление происходит по резюме. Если оно заинтересовало, то руководитель назначает личную встречу. Как пригласить на нее подходящего кандидата? Предпочтительнее это сделать официально, в письменной, а не в устной форме. Дело в том, что человеку необходимо донести точно и подробно сведения: название компании, адрес, номер кабинета, дату, время собеседования, телефоны контактного лица.

В размещенном организацией объявлении с приглашением на работу обычно всех подробностей не содержится. А если сообщать по телефону, то неизвестно, имеет ли возможность человек записывать в тот момент и запомнит ли необходимые нюансы. Письмо в этом случае донесет нужную информацию. Человеку не придется неоднократно перезванивать и переспрашивать.

Есть несколько способов отправки письма-приглашения на собеседование кандидата на должность в компанию по:

1. Электронной почте.
2. Обычной почте на официальном бланке компании.
3. Смс.

Это не значит, что такой популярный способ, как звонок по телефону, следует исключить. Но официальное приглашение пригодится, если кандидат значимый для организации. Ему сначала звонят лично, а затем отправляют приглашение на интервью от работодателя по электронной или обычной почте со всеми точными сведениями.

Какие данные включить в приглашение на собеседование

В письме необходимо кратко и корректно уведомить претендента на должность о том, что его ждут на собеседовании. На этой стадии знакомства потенциальный сотрудник рассматривает варианты и возможности трудоустройства в разных организациях. Важно написать так, чтобы привлечь и заинтересовать в сотрудничестве с вашей компанией. Установленного шаблона письма вы не найдете. Его составляют в деловом стиле и позитивном ключе.

Обратите внимание, какую информацию необходимо указывать в тексте приглашения на прием к руководителю:

• название организации и имя должностного лица;
• адрес, дату и время, когда проведут собеседование;
• сведения о конкретной вакансии (часто их несколько);
• контактные данные менеджера по персоналу или другого специалиста, который организует встречу;
• документы, которые требуется принести с собой.

Подробнее: какие документы нужны для трудоустройства

Дополнительно укажите ссылку на официальный сайт, чтобы у претендента сложилась полная картина о деятельности фирмы. Нелишне подчеркнуть преимущества трудоустройства на вашем предприятии. В конце укажите, что ждете письменного или телефонного подтверждения явки на интервью.

Может пригодиться: как составить согласие на обработку персональных данных

Чтобы кандидат захотел прийти на интервью с руководством компании, необходимо текст составить корректно и грамотно. Информация излагается кратко, но емко и без лишних фраз и слов-паразитов. Об этом многие забывают, но важно поблагодарить за интерес, проявленный к компании. Это создаст благоприятное впечатление у потенциального работника. Отметьте, что рассмотрели резюме и готовы лично встретиться и обсудить важные вопросы.

В качестве примера используйте этот текст приглашения на работу кандидата на должность менеджера по маркетингу:

Дополнительно в тексте не лишне отметить, что при встрече планируете рассказать кандидату подробнее о деятельности компании и преимуществах работы в ней, как в следующем примере:

Как написать приглашение на собеседование по электронной почте

Особенно часто сейчас пишут послания по интернету. Они мало чем отличаются от обычного письма. Уважительный и официальный стиль необходим и здесь. В электронном варианте желательно поставить отметку «Важно», чтобы послание не затерялось среди многочисленных сообщений в электронной почте. Укажите тему письма, например: «Приглашение на собеседование в ООО “Ppt.ru”». Поскольку нередко встречается попадание в папку «Спам», после отправки сообщения обязательно позвоните по телефону и убедитесь, что оно дошло до адресата.

Если кандидат откликнулся на вакансию давно и вы не уверены, что он на этот момент находится в поиске работы, то необходимо поинтересоваться, актуальна ли данная вакансия для него. Вот образец, как пригласить на собеседование по электронной почте главного бухгалтера:

Такое письмо предполагает ответ от кандидата, обычно на него отводится 1–2 дня. Затягивание в этом вопросе является плохим тоном. Необходимо подтвердить получение письма и возможность явиться на собеседование в назначенное время.

Как пригласить на собеседование по телефону

Самый простой способ пригласить на встречу — позвонить по телефону. Он особенно актуален, когда кандидат претендует на руководящие должности или для редких специалистов. Несмотря на удобство метода, помните, что разговаривать предстоит максимально корректно. Человек не находится в постоянном ожидании вашего звонка. В этот момент он может заниматься другими делами. Дозвонившись, сначала представьтесь и затем обязательно уточните у собеседника, удобно ли ему говорить сейчас.

Часто в компаниях принято составлять сценарий разговора, своеобразный скрипт для беседы с претендентом. Заранее запишите вопросы, которые вас интересуют, — о стаже, сферах деятельности, в которых трудился кандидат, о графике работы, зарплате, которая его устроит и др. Когда обе стороны получат ответы на вопросы, переходите к обсуждению предстоящей встречи.

Вот пример, как пригласить на собеседование по телефону заинтересовавшего вас кандидата (скрипт в форме блок-схемы):

Если на все вопросы получены ответы, то обсудите время встречи. Затем послание с точным адресом и другими данными отправьте по электронной почте, смс, мессенджеру или другим удобным способом. Продолжительность звонка обычно составляет не более 10 минут. Этого достаточно, чтобы провести краткое ознакомительное интервью и заинтересовать собеседника.

Вам будет полезно узнать:

• как пройти собеседование со службой безопасности;
• что проверяет служба безопасности при приеме на работу.

• Олег Медведев
  2022-11-09 14:02:48
  Здравствуйте. Интересная и познавательная статья для тех, кто хочет подобрать себе в организацию хороших сотрудников из более большого списка кандидатов. Считаю, что очень правильно описано то, что приглашение лучше направить письмо, а еще лучше бумажным, поскольку сейчас в мире электроники, бумага более сильно привлекает человека. Хотел бы дополнить, возможно стоило бы еще в приглашении указать требования для кандидата, что бы потенцеальный работник изначально знал что от него требуется. А в основном я со всем написанным полностью согласен.
• Ломова Анна
  2024-05-14 07:11:19
  Помните, что из-за развития гаджетов есть и другие способы отправки приглашения на интервью от работодателя – по смс или в мессенджерах. Но не сказала бы, что они подходят для особо важных кандидатов. Скорее, для массовых рассылок. Но это удобно для общения и оперативного короткого диалога, а не просто для отправки информации.