При приеме сотрудника на работу необходимо заполнить трудовую книжку (ТК). Не все отказались от бумажного варианта, и кадровикам не следует забывать нюансы, как правильно вносить основные сведения. Рассказываем, как не наделать ошибок, внося запись в трудовой об образовании, профессии и специальности.
Коротко о главном: 5 пунктов
- Информация об образовании вносится в специальный раздел трудовой книжки.
- Для добавления данных используют информацию из дипломов или аттестатов.
- Если дипломов несколько, вносят данные только самого последнего.
- Если есть изменения в образовании, их тоже отражают в трудовой книжке.
- Ошибки в записях об образовании исправляют по особым правилам.
НПА, регулирующие правила заполнения трудовой книжки
С 2022 года кадровикам чаще всего придется заполнять дубликаты трудовых книжек. Например, если человек не отказался от бумажного варианта, но потерял или испортил его, а затем написал заявление об оформлении нового бланка.
Чтобы правильно внести образование сотрудника в ТК, ориентироваться следует на нормативно-правовые акты в этой области. Основных два — ФЗ № 273 от 29.12.2012 и порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда РФ № 320Н от 19.05.2021. О правилах заполнения дубликата идет речь в разделе V порядка, утв. Приказом № 320Н.
В пункте 28 порядка четко указано, где прописывается запись в трудовой книжке об окончании вуза, техникума и другого учебного заведения, — на титульном листе. Эту важную информацию записывают после персональных сведений о сотруднике — Ф.И.О. и даты рождения. Заполняют ее на основании дипломов и аттестатов о завершенной учебе, но номера и даты выдачи документов не пишут.
Для сведения: порядок заполнения трудовой книжки
Как внести в трудовую книжку сведения об образовании
На титульном листе есть две строчки, предназначенные для заполнения сведений из дипломов. При заполнении первой строчки пишут уровень имеющегося у сотрудника образования. Если их много, не следует вписывать все подряд, а только тот, который получен позже всех остальных. Например, если работник предъявил документ об окончании школы и техникума, писать в трудовой надо только о среднем профессиональном. Если, помимо школьного аттестата и диплома колледжа, есть еще и диплом об окончании университета, то указываем только высшее.
Есть нюансы, как правильно отметить уровни образования в ТК, поскольку до 2013 года названия отличались. Как образовательные уровни называются сейчас, указано в ст. 10 ФЗ № 273, уточнения есть и в пп. «в» п. 28 Приказа № 320Н. Подробнее — в таблице:
| Уровень образования | Когда присваивается |
|---|---|
| Общее | |
| Основное общее | После окончания 9 классов |
| Среднее общее | После окончания 11 классов |
| Профессиональное | |
| Среднее профессиональное | После завершения техникума, колледжа (раньше профтехучилища) |
| Высшее — бакалавриат, специалитет, магистратура | После завершения высшего учебного заведения (университета, института, академии) |
| Высшее — подготовка кадров высшей квалификации | После учебы в аспирантуре (у военных — адъюнктуре), ординатуре, ассистентуре |
Не забывайте, что если человек учился в техникуме или колледже, то пишут уже не «среднее специальное», как раньше, а «среднее профессиональное». До 2013 года его делили еще и на «начальное профессиональное», сейчас оно отсутствует.
Во второй строке необходимо вписать специальность или профессию. Обычно эти сведения надо записывать так, как указано в документах. Но до 2013 года в дипломах специальность указывали всегда, а позже в некоторых дипломах она отсутствует. Так, в дипломе специалитета ее прописывают четко, а в дипломе бакалавра вместо нее пишут направление. Его и надо переписать из диплома в трудовую книжку в строку «Специальность».
Уточним, что если человек устроился на работу после школы, то на титульном листе заполняем только первую строку об образовании — «среднее общее». Если он отучился на два года меньше, то трудовой стаж в 9 классе вписан в трудовую книжку как «основное общее». А во второй строке о профессии ничего не указываем.
Соцфонд ведет базу данных о рабочем стаже работников в специальной электронной системе. А работодатель отправляет все сведения в эту систему по утвержденным формам. Вносят ли запись в электронной трудовой книжке о дипломе, зависит от того, когда работник получил диплом. Если до трудоустройства, то отправлять сведения в Соцфонд не придется. Если новая специальность получена во время работы, то надо отправить в СФР сведения о трудовой деятельности работников в отчете ЕФС-1 (ранее отчет СЗВ-ТД). Соцфонд внесет их в электронную систему.
Подробнее: как заполнить и сдать отчетность по форме ЕФС-1
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить строки «Образование» и «Профессия, специальность» на титульном листе трудовой книжки, если у работника высшее образование (бакалавриат или магистратура) или неоконченное высшее образование. Используйте эти инструкции бесплатно.
Внесение изменений в сведения об образовании
Вносить корректировки в ТК надо только в исключительных ситуациях и только по определенным нормам. Информацию о завершении учебы корректируют в двух ситуациях:
- когда сотрудник закончил дополнительное учебное заведение;
- если обнаружена неточность в предыдущей записи.
Если работник получил еще одну профессию или повысил образовательную степень, то он вправе принести кадровику диплом. Тогда кадровый работник записывает сведения о получении новой специальности на титульный лист. По правилам, предыдущую информацию не зачеркивают, а через запятую дописывают новые сведения (п. 8 порядка из Приказа № 320Н).
Часто возникает вопрос, если у работника два высших образования, нужно ли их вписывать в трудовую, — да, но надо учесть один нюанс. Если сотрудник принес кадровику новый диплом, обратите внимание на образовательный уровень и специальность. Не всегда меняется и то, и другое.
Например, у сотрудника в книжке уже указана степень бакалавра по специальности «Экономика». Позже он принес диплом магистра по идентичному направлению. В такой ситуации дополнения вносят только в первую строку. Во второй строке ничего дополнять не надо, поскольку специальность осталась прежней.
Другое дело, если этот сотрудник получил диплом бакалавра, но по другой специальности, например «Менеджмент». Тогда через запятую дописывают данные только во второй строке.
И третья ситуация, когда человек получил новую специальность и повысил образовательную степень, например, с магистра на аспиранта по направлению «Менеджмент». Тогда придется дописать сведения в обе строки.
Еще одно правило: когда на титульном листе дополняют информацию об образовательном уровне, то на оборотной стороне не надо указывать ссылку на диплом. Ее необходимо вносить, только когда вносят поправки в записи о Ф.И.О. и дате рождения (п. 7 порядка из Приказа № 320Н).
Иногда возникает вопрос, вносятся ли в трудовую книжку изменения с неполного среднего образования на полное, — да, обязательно. Но по закону, понятие о неполном образовании давно отменено. И сейчас его вносить в ТК не стоит. Записывать образовательный уровень необходимо после того, как сотрудник принесет диплом о завершенной учебе. Но если такая отметка в книжке уже есть до 2007 года, когда в дипломы вносились записи о неоконченном образовательном процессе, то ошибкой это не является. В такой ситуации необходимо внести в книжку новую запись после запятой.
Как исправить ошибочную запись об образовании
Новый порядок не разрешает исправлять неправильно внесенные записи на титульном листе ТК. Менять разрешается только персональные сведения (фамилию, имя и отчество), если человек их изменил. Но если обнаружена другая ошибка, например, вместо высшего образования в трудовой среднее специальное, то придется запись откорректировать. Каким способом, зависит от того, когда выявили неточность.
Если некорректная запись сделана у работодателя, который впервые оформил ТК на работника, то исправить легко. Бланк признают испорченным, ликвидируют с составлением акта. Затем оформляют дубликат и записывают сведения о приеме в компанию (п. 30-31 порядка из Приказа № 320Н). Если ошибся предыдущий работодатель и этот факт обнаружили до приема в новую компанию, то надо отправить человека на прежнее рабочее место, чтобы дубликат оформили там.
Если сотрудник уволился из прежней компании, а неточность на титульном листе выявили после принятия на работу на новом месте, то новый бланк заполнить не получится. В новой компании необходимо откорректировать запись. В порядке не указано, как исправить ошибку об учебе на обложке. В такой ситуации допускается это сделать способом, который предусмотрен для изменения личных данных. То есть перечеркнуть ровной чертой ошибочные сведения и рядом написать правильные. А на обратной стороне титульного листа дать ссылку на документ, обосновывающий поправки (п. 7 порядка № 320н).
Подробнее: как исправить ошибку в трудовой книжке
Примеры
На этом образце показано, какую специальность писать в трудовой, если образование среднее профессиональное:
Вот как выглядит образец, как заполнить информацию из диплома бакалавра:
А это образец, как написать в трудовой книжке образование 11 классов сотрудника, который затем одновременно с работой получил высшее образование:
Надо знать: как правильно хранить трудовые книжки
