Накладная от вашего поставщика нужна вам, чтобы принять от него товар. Обычно ваш оплаченный заказ вам доставляет водитель или курьер. Вместе с товаром он вручает вам комплект документов, включая накладную. В ней перечислены все товарные позиции, которые содержатся в заказе, их количество, стоимость без налога на добавленную стоимость (НДС), сумма НДС (если он есть) по каждой позиции и общая сумма заказа. НДС может не быть, есть ваш поставщик применяет упрощенную систему налогообложения (УСН). Если же он применяет общую систему (ОСН), в документах обязательно должен быть и счет-фактура.
Счет-фактура — это первичный документ для учета НДС. На основании всех счетов-фактур, выданных и полученных вами на протяжении квартала, ваш бухгалтер рассчитывает НДС вашей компании. Он (НДС) может быть как к уплате, так и к возмещению. Первый случай — наиболее распространенный. Если по итогам квартала у вас НДС к уплате, это означает, что от своих покупателей вы получили больше денег в виде добавленной стоимости, чем заплатили вашим поставщикам. Разницу между ними вы должны будете вернуть в бюджет.
Во втором случае — при НДС к возмещению — вы по сути говорите налоговой, что своим поставщикам вы заплатили больше денег в виде НДС, чем получили от своих покупателей и требуете вернуть вам разницу. В этой ситуации нет ничего необычного за тем лишь исключением, что при ней вам неминуемо придется доказывать налоговому инспектору, что вы не схитрили. Иначе говоря, вы попадаете под камеральную налоговую проверку. Хочется вам такого попадания или нет, вы должны решить, прежде чем подавать декларацию по НДС к возмещению.
Строгое отношение налоговой к НДС объясняется его природой. Деньги, полученные вами в виде добавленной стоимости в ходе ведения деятельности это, в общем-то, деньги не ваши, а бюджета. Государство просто дало вам право их взимать с ваших покупателей, но при этом требует от вас вернуть собранное в срок (по итогам квартала). Большинство предпринимателей, разумеется, предпочитает забывать об этом и, считая НДС своим законным доходом, расстается с ним весьма неохотно. Налоговая, само собой, при необходимости разъясняет предпринимателю, что он неправ. Ну и выписывает ему заодно штрафы.
Банковская выписка — это перечень всех движений денежных средств по вашему счету за период. Среди прочего она необходима бухгалтеру, чтобы понять, кто (и сколько) из ваших покупателей должен вам на конец квартала, и кому (и сколько) из ваших поставщиков должны вы. Все данные из вашей выписки, ваши покупки и продажи бухгалтер заносит в программу учета (например 1С: Бухгалтерия) и формирует на их основе картину вашей финансово-хозяйственной деятельности за отчетный период.
Нужна эта картина не столько вам, как предпринимателю (вы, предположительно, и так все знаете), а контролирующим органам. Опытный бухгалтер об этом помнит и поэтому всегда настаивает на том, чтобы документы вашего бизнеса были оформлены правильно, без ошибок и двусмысленностей. В ваших предпринимательских интересах прислушиваться к его рекомендациям. Порядок в документах хотя и не гарантирует победы над налоговой в случае возникновения спорных ситуаций, но в качестве первой линии обороны ничего лучшего на сегодня никто еще не придумал.
