Разбираемся с недостачей: как она появляется, кто отвечает за ущерб и как учитывать по бухгалтерии и для налогообложения.
Что представляет собой недостача и откуда она появляется
Если фактические и учетные сведения по остаткам материальных ценностей расходятся, это недостача. Обычно недостатки в активах обнаруживают во время инвентаризаций и ревизий. Причин таких расхождений много: это и недопоставки товаров, и естественная убыль, и хищения.
Недостача при приемке товара
Когда поставщик привез товар, покупатель проверяет поставку. Сверка фактического товара с документами — обязательный элемент приемки. Если обнаружили несоответствия или недостаток товара, проинформируйте продавца в письменном виде (п. 2 ст. 513 ГК РФ).
Естественная убыль
Если материальные ценности потеряли в массе из-за биологических, физических или химических свойств, это естественная убыль. К естественным потерям относят усушку, выветривание, таяние заморозки.
Поскольку эти потери нельзя подтвердить документами, отраслевые ведомства вводят нормы естественной убыли (ПП РФ № 814 от 12.11.2002, Приказ Минэкономразвития № 95 от 31.03.2003). Недостачу в пределах норм естественной убыли учитывают в расходах для налогообложения (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Недостача при инвентаризации
Сверку активов и обязательств проводят каждый год — перед итоговой бухгалтерской отчетностью. Есть и другие основания для инвентаризации (ч. 1 ст. 11 402-ФЗ от 06.12.2011, п. 27 положения из Приказа Минфина № 34н от 29.07.1998).
Активы инвентаризируют, чтобы сверить их фактическое наличие с бухгалтерскими данными. Если во время инвентаризации обнаружили недостачу, проверьте, нет ли ошибок в бухучете. Если есть, их надо исправить.
А вот если ошибок нет, надо подготовить документы и списать недостачу. Если недостатки превысили норму естественной убыли, спишите их в прочие расходы.
Подробнее: что делать, если выявлена недостача при инвентаризации
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы разобраться с материальной ответственностью работника.
Кто считается материально ответственным лицом
За имущественные ценности организации отвечает материально ответственное лицо. Обычно это кассир, кладовщик, водитель, курьер, продавец в магазине. С МОЛ обязательно заключают договор о полной материальной ответственности. А вот приказ о матответственности не обязателен: достаточно соглашения с сотрудником.
Для сведения: кого можно назначить материально ответственным лицом
Как оформить недостачу
Недопоставка
Если решили не отказываться от всей партии, примите и зафиксируйте количество фактически переданного товара. Расхождения по поставке покажите в акте о выявленных расхождениях по количеству товара. Используйте унифицированные ТОРГ-2 (ТОРГ-3 — для импорта), М-7 или акт собственной разработки (Постановления ГКС № 132 от 25.12.1998, № 71а от 30.10.1997, ч. 2, 4 ст. 9 402-ФЗ).
Если собираетесь запросить неустойку за недопоставку, вместе с актом о расхождениях передайте поставщику письменную претензию. Ее составляют в произвольной форме, но обязательно указывают все требования к продавцу (ст. 466, 520, 521 ГК РФ). В претензии надо сослаться на договор и на акт о расхождениях.
Может пригодиться: как составить акт о расхождениях при приемке товара
Инвентаризация
Оформите сличительную ведомостью (п. 4.1 Методических указаний из Приказа Минфина № 49н от 13.06.1995). Используйте (Постановление ГКС № 88 от 18.08.1998, ч. 2 ст. 9 402-ФЗ):
- унифицированную ИНВ-18 — для основных средств и нематериальных активов;
- унифицированную ИНВ-19 — для товаров, материалов, запасов;
- ведомость собственной разработки.
Подробнее: как правильно составить сличительную ведомость (формы ИНВ-18 и ИНВ-19)
Другой вариант оформления недостатков — совместить ведомость с инвентаризационными описями. Заполните формы № ИНВ-15 или ИНВ-16. Тогда отдельная ведомость не понадобится.
Вот что еще надо оформить:
- ведомость учета результатов. Заполните ИНВ-26 или свою форму. Ведомость нужна, чтобы обобщить результаты по отдельной инвентаризации или нескольким проверкам, которые провели в течение года. Поскольку окончательное решение по недостаче принимает директор, ему удобнее смотреть общий документ с детализацией по расхождениям, а не пачку описей и сличительных ведомостей;
- протокол заседания инвентаризационной комиссии. Внесите предложения и пояснения по исправлению недостач;
- приказ об утверждении результатов инвентаризации. Зафиксируйте решение руководства по недостачам — исправление учетных ошибок, зачет по пересортице или окончательное списание.
Как взыскать недостачу с виновного
Есть специальная инструкция по взысканию ущерба с виновного сотрудника:
Шаг 1. Проведите служебное расследование. Установите причины и размер имущественных недостатков (ч. 1 ст. 247 ТК РФ, п. 4 Постановления пленума ВС РФ № 52 от 16.11.2006). Подтвердите или опровергните вину сотрудника: возможно, есть обстоятельства, которые исключают его матответственность. Еще в ходе расследования определите стоимость имущества по данным бухучета и его рыночную стоимость по аналогичным товарам.
Шаг 2. Издайте приказ об удержании из зарплаты. Это надо сделать в течение месяца после того, как определите размер ущерба. Распоряжение составьте в произвольной форме, укажите сумму, которую надо удержать.
Согласие работника на такое удержание получать не надо. Но если ущерб больше его среднего заработка, стороны вправе договориться о добровольном возмещении — единовременно или в рассрочку (ст. 238, ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Если договориться не удалось, работодателю придется обратиться в суд, чтобы взыскать ущерб больше среднего заработка. При ограниченной матответственности взыскивать ущерб через суд нельзя.
Шаг 3. Удержите ущерб с зарплаты. Соблюдайте лимит по удержаниям — 20% от начисленной зарплаты за минусом НДФЛ. Если у работника уже есть обязательства по исполнительным листам, сначала удерживают их, и только потом — сумму ущерба (ст. 138 ТК РФ). И все это не превышает 20%.
Шаг 4. Проведите удержание в бухучете. Уменьшите задолженность перед работником по выплате положенных сумм проводкой Дт 70 Кт 73.2.
Отражение недостачи в бухгалтерском учете
Недопоставка
Недопоставку в пределах норм естественной убыли учтите по договорной цене — без расходов на доставку и НДС. Спишите недостачу с кредита со счета расчетов в дебет счета 94 (Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000). Одновременно спишите недостающие товары с 94 счета и отнесите к затратам на заготовку и доставку или на счета отклонений в стоимости матзапасов (п. 11, 12 ФСБУ 5/2019).
Дополнительно: что такое 94 счет Плана счетов и как его использовать
Если недопоставка сверх норм естественной убыли, учитывайте ее по фактической стоимости и включите туда:
- стоимость недостающей продукции: умножьте количество недопоставки на договорную цену поставщика без НДС (для подакцизных товаров включите акцизы);
- затраты на заготовку и доставку, которые сами же и оплачиваете, но только по недостающим товарам: посчитайте процентное соотношение затрат на момент списания к общей стоимости поставки по цене поставщика.
Когда поставщик довезет нужные товары, оприходуйте и уменьшите их стоимость, затраты на заготовку и доставку и НДС, которые включили в фактическую стоимость недостачи.
Проводка | Содержание операции |
---|---|
Дт 94 Кт 60 | Отражаем недостачу в пределах норм естественной убыли |
Дт 44, 10, 16 Кт 94 | Списываем естественную недостачу |
Дт 76.2 Кт 60 | Предъявляем претензию поставщику — в размере стоимости недопоставки свыше естественной убыли |
Дт 94 Кт 60 | Списываем недопоставку свыше естественной убыли на недостачу — если нет оснований для претензий поставщику |
Инвентаризация
Недостачи, которые появились не из-за бухгалтерских ошибок и которые нельзя зачесть излишками по пересортице, зачитывайте так:
- в пределах естественной убыли. Отразите на счетах учета производственных затрат или расходов на продажу в корреспонденции с 94 счетом;
- свыше естественной убыли или в полной сумме, если не вводили такие нормы. Спишите в прочие расходы.
Проведите эти операции в отчетном периоде, к которому относится дата проведения инвентаризации (п. 16 ПБУ 10/99).
Недостающие матценности списывают по инвентаризационным описям, сличительным ведомостям и приказам руководства. Списание подтверждают актом, но составлять его не обязательно.
Проводка | Содержание операции |
---|---|
Дт 94 Кт 01, 10, 41, 43 | Списываем стоимость ущерба |
Дт 20, 25, 26, 44 Кт 94 | Списываем естественную убыль |
Дт 91.2 Кт 94 | Списываем ущерб |
Дт 73.2 Кт 91.1 | Относим сумму на виновного сотрудника |
Дт 70, 50, 51 Кт 73.2 | Взыскиваем сумму с виновного сотрудника |
Подробнее: бухгалтерские проводки при недостаче при инвентаризации
Отражение недостачи в налоговом учете
Недопоставка
Учет для налога на прибыль зависит от причин недостачи:
- если возникла по естественным причинам в процессе транспортировки, хранения — включаем в материальные расходы в пределах естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ);
- если возникла по вине работника или других МОЛ — учитываем во внереализационных расходах (при соблюдении условий);
- если произошла авария, пожар, стихийное бедствие — включаем во внереализационные расходы и прикладываем подтверждающие ЧС документы (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ);
- если истек срок годности — включаем в прочие или внереализационные доходы и прикладываем документы об уничтожении или передаче организации по сбору отходов (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст.265, п. 1, 4 ст. 252 НК РФ).
Инвентаризация
Учитывают по аналогии с недопоставкой: естественные недостачи списывают в матрасходы в пределах естественной убыли, а если произошла чрезвычайная ситуация или ущерб возник по вине работника — во внереализационные расходы. Чтобы включить инвентаризационные недостачи в налоговый учет, приложите один из документов:
- письменное обязательство работника о возмещении ущерба;
- решение суда о взыскании ущерба;
- подтверждение, что виновные не установлены;
- подтверждение чрезвычайной ситуации.
В письме № 03-03-06/1/10935 от 10.02.2023 Минфин пояснил: если компания не устанавливала норматив естественной убыли, учесть потери не получится.
-
Задорожнева Александра
2023-04-24 11:16:21Если списали недостачу за счет виновного лица, восстанавливать НДС не нужно. Не восстанавливайте налог, даже если виновник возместил ущерб с учетом НДС.
В Налоговом кодексе такой обязанности нет. -
Ольга
2023-06-14 11:56:49Что делать, если обнаружена недостача, но невозможно определить, кто из сотрудников виноват? Как в таком случае ее взыскать?
-
1512
2023-06-15 10:57:03А если при инвентаризации обнаружилась недостача, но никто не признает свою вину? Как в такой ситуации взыскать недостачу с виновного?
-
Соня
2023-06-20 14:57:07Что делать, если при проведении инвентаризации обнаруживается недостача, но никто не признает свою вину?
-
Блиновский
2023-06-21 12:03:37Хотелось бы уточнить информацию, представленную в статье. В разделе «Отражение недостачи в бухгалтерском учете» не упоминается о возможности списания недостачи в расходы организации. В случае, если недостача была признана неизбежной и несвязанной с действиями конкретного сотрудника, она может быть списана в расходы организации. Также необходимо уточнить, что в разделе «Как взыскать недостачу с виновного» не были рассмотрены возможности применения дисциплинарных мер к сотрудникам, допустившим недостачу. В целом, статья содержит полезную информацию, но некоторые вопросы были раскрыты не полностью. Благодарю автора за материал.
-
А. Б. Зайцев
2023-06-22 07:59:48Можно ли взыскать недостачку с уже уволенного работника?
-
Никита Костров
2023-06-22 08:24:07А. Б. Зайцев, а с чего вы взяли что недостача возникла по вине уволенного работника? если по его - обращайтесь в суд, если сроки не ушли
-
Никита Костров
2023-06-22 08:24:47Блиновский, спасибо за замечание, может напишите отдельный материал по этим вопросам?
-
Никита Костров
2023-06-22 08:25:30Соня, надо разбираться, что значит не признает вину? по документам все должно быть видно, если документов нет, то кто признается?
-
Никита Костров
2023-06-22 08:30:451512, вину сначала доказать надо, если добровольно возмещать не хочет, надо обращаться в суд, хотя от размера зависит
-
Никита Костров
2023-06-22 08:31:08Ольга, списать все, имхо
-
Папа
2023-06-22 14:03:05Статья не раскрывает полностью вопрос о том, как взыскать недостачу с виновного! Это может производиться как в судебном порядке, так и во внесудебном. А еще важно помнить про сроки давности и наличие доказательств вины виновного лица!