Соглашение об электронном документообороте: правила составления

Когда и кому необходимо заключать такое соглашение

Каждый предприниматель и организация самостоятельно решает, какой документооборот удобнее: бумажный или электронный. Взаимодействие с государственными органами все больше переходит в эл. формат, что подталкивает к мысли о возможности перехода на электронный документооборот между организациями и индивидуальными предпринимателями. Последние изменения, как в жизни, так и в законодательстве, заставляют чаще задумываться об экономии времени и оптимизации ресурсов. Что такое ЭДО, чем он отличается от обмена скан-копиями и каковы правила перехода на ЭДО, разберем подробнее. Сейчас почти в каждом договоре прописывается условие о возможности обмена бумагами через направление их скана на эл. почту контрагента. Этот порядок добавляет оперативности в передаче данных, но ЭДО не является. Обычно за скан-копией следует отправление другой стороне договора того же документа в бумажном виде для собственноручного подписания. Есть ситуации, когда обмена сканированными документами недостаточно, например, в случае первички.

Переход на электронное взаимодействие предполагает наличие у участников контракта эл. подписи при ЭДО, которая позволяет считать эл. документы равнозначными бумажным, подписанным собственноручно, то есть подписывать то же самое в распечатанном виде не требуется. ЭЦП различаются по статусу (ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи"):

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Подписание квалифицированной ЭЦП гарантирует равнозначность эл. документа бумажному в силу указания на это в законе № 63-ФЗ, за исключением случаев, когда, по требованиям законодательства, допускается только бумажная форма. Простая и неквалифицированная эл. подписи гарантируют эквивалентность электронной и бумажной форм, если это предусмотрено нормативными правовыми актами или соглашением между участниками эл. взаимодействия (ст. 6 ФЗ об эл. подписи).

Во всех случаях нужно ли соглашение об электронном документообороте? Нет, не во всех. Если речь идет о подписании документов простой или неквалифицированной подписью, оно требуется. Исключение: если их применение допустимо по требованиям правовых норм. Использование квалифицированной подписи придает юридический статус эл. документу в силу указания на это в законе, но не исключает право сторон заключить дополнительный договор по ЭДО или внести условия о переходе на него в существующий.

Это любопытно: дата подписания договора в ЭДО

Как договориться с контрагентами о переходе на е-документооборот

Использование ЭДО достигается обоюдным желанием сторон, иначе смысла в этом нет, так как теряются все связанные с этим плюсы по обмену данными. Чтобы заинтересовать партнера и склонить его в свою сторону, направьте письмо с соответствующим предложением, указав преимущества такого обмена.

Образец такого письма:

Что написать в соглашении

Содержание включает как положения, обычные для любых сделок, так и положения, обусловленные спецификой правоотношений.

Какие условия включить в соглашение об электронном документообороте с контрагентом:

• предмет, без договоренности о предмете договор не считается заключенным;
• определение используемых терминов и понятий;
• положения о виде ЭЦП и равнозначности эл. документов бумагам на бумажных носителях;
• права и обязанности сторон, их взаимодействие с удостоверяющим центром;
• срок действия;
• способы идентификации уполномоченного лица для случаев подписания простой или неквалифицированной подписью;
• ответственность сторон;
• иные положения, например о порядке разрешения споров, реквизиты сторон.

Образец соглашения