Закон - превыше всего
Читая положения гл. 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса, мы видим, что закон не содержит никаких ограничений на списание ГСМ для служебных автомобилей Налоговый кодекс Статья 254 Налоговый кодекс Статья 264. Ну или почти никаких ограничений. Ведь нельзя забывать об общем требовании, предъявляемом ко всем видам расходов: обоснованность и документальная подтвержденность Налоговый кодекс Статья 252. Но об этом чуть позже.
Минфин сказал учитывать, но для чего?
Процитируем Письмо Минфина : "...при определении обоснованности для целей налогового учета произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы..." То есть финансовый орган предлагает использовать Нормы исключительно для определения обоснованности произведенных затрат. Минфин ни в коей мере не настаивает на том, что расходы на бензин учитываются в налоговом учете в пределах норм.
Кстати, давая разъяснения по данному вопросу ранее, Минфин использовал точно такие же формулировки . И опять же об ограничении расходов в соответствии с нормами речи не шло.
Что же касается применения Норм для обоснования размера затрат, то такая позиция вполне логична. Где еще, как не в Нормах, простой бухгалтер (а не заядлый автолюбитель) и простой налоговик смогут посмотреть, сколько примерно литров бензина должно потреблять то или иное транспортное средство, соответственно, какой расход можно считать экономически оправданным Налоговый кодекс Статья 252? То есть эти Нормы - примерный ориентир для расчета, сколько бензина каким автомобилем расходуется. Если же нормы расхода топлива для каких-либо автомобилей не утверждены Минтрансом, то можно руководствоваться технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля .
Хотя даже если фактический расход топлива по конкретному автомобилю превышает базовую норму расхода топлива, скорректированную на поправочные коэффициенты, указанные в Нормах, это еще не означает, что превышение нельзя учесть для целей налогообложения. Просто если речь идет об обоснованности расходов, то оправдать такой повышенный расход топлива можно, скажем, эксплуатацией автомобиля в черте города, тяжелыми дорожными условиями (в частности, пробками), работой, требующей частых остановок на погрузку, разгрузку, "возрастом" автомобиля и т. п. Главное, документально это подтвердить.
К слову сказать, в прошлом году налоговики направили для сведения своих территориальных органов дополнительные нормы расхода топлива, также разработанные Минтрансом . А нормировать расходы на бензин для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль налоговики налогоплательщиков тоже официально не заставляли. Более того, в некоторых письмах они подтверждают, что для целей налогообложения прибыли принимаются затраты на приобретение ГСМ исходя из фактического пробега автомобиля с учетом фактического расхода топлива в производственных целях и цен на его приобретение .
Правда, изредка в частных разъяснениях налоговики говорят о необходимости учета затрат на ГСМ в пределах лимитов, но такие рассуждения можно воспринимать лишь как личное мнение чиновника.
Кому же нужны Нормы?
А для каких же целей написаны Нормы? Получается, что для целей планирования автотранспортными организациями и предпринимателями, эксплуатирующими автомобильную технику, потребности в ГСМ, проведения расчетов с водителями, ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок. Но никак не для целей налогообложения прибыли, хотя в общих положениях Норм и присутствует фраза об использовании этого документа для расчетов по налогообложению. Ведь Налоговый кодекс мало того что не содержит положения о необходимости нормирования расходов на ГСМ, так еще и не предоставляет Минтрансу право утверждать какие-либо лимиты. Поэтому из всего вышесказанного в совокупности можно сделать вывод, что даже автотранспортные организации для целей расчета налога на прибыль не обязаны руководствоваться Нормами.
Подтверждение и еще раз подтверждение
Итак, ничто и никто не запрещает нам учесть в расходах для целей налогообложения прибыли затраты на фактически израсходованное топливо при наличии надлежаще оформленных первичных документов. Основной из них - путевой лист. Его форма утверждена Госкомстатом . Однако организации, не являющиеся автотранспортными, чтобы не тратить время на отражение в первичке массы ненужной для них информации, могут самостоятельно разработать форму путевого листа и утвердить ее приказом руководителя . Главное, чтобы в путевом листе были указаны:
- марка автомобиля;
- ф. и. о. водителя, эксплуатирующего автомобиль;
- маршрут передвижения автомобиля и фактический пробег автомобиля согласно показаниям спидометра (это необходимо для подтверждения факта использования автомобиля в служебных целях);
- расход топлива за определенный промежуток времени (день, неделю, месяц и т. д. в зависимости от того, за какой период составляется путевой лист).
При эксплуатации автомобиля сверх нормального рабочего дня (сверхурочно или в выходные дни) необходимо дополнительно утвердить приказом руководителя правила трудового распорядка, предусматривающие работу водителя сверхурочно .
И, конечно же, следует иметь документы, подтверждающие приобретение бензина, - кассовые чеки, платежные поручения, накладные, авансовые отчеты о расходовании полученных на приобретение бензина денег. Ну а для того чтобы со стороны налоговиков вообще не было никаких претензий, можно разработать на основе Норм Минтранса и утвердить приказом руководителя свои собственные обоснованные нормативы расхода ГСМ для каждой служебной машины, которые можно использовать для расчетов с водителями и в которые нужно укладываться при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.
Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" N 21, 2007
Филимонова Е.М.
