Часто руководителю приходится передавать полномочия на подписывание документов другим должностным лицам, в том числе и в электронном виде. Для этого понадобится доверенность на ключ электронной подписи. Рассказываем, когда понадобится этот документ и как его правильно оформить.
Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс
Скачать образец доверенности на получение электронной подписи для бухгалтера
Скачать образец доверенности на право подписи электронной подписью для менеджера
Скачать образец доверенности на получение электронного ключа для госслужащего в Казначействе
Доверенность на получение ЭЦП
Большая часть компаний в России уже совершили переход на электронный документооборот (ЭДО). С 2022 года закон позволяет вести кадровые документы только в цифровом формате (ФЗ № 377 от 22.11.2021). Но чтобы заключенный договор обладал законной силой наравне с бумажным вариантом с «живой» подписью и печатью, его необходимо заверить электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Правила ее использования регламентирует ФЗ № 63 от 06.04.2011.
Законодательство предусматривает, можно ли получить электронную подпись по доверенности, — нет, с июля 2020 г. такой порядок не допускается, поскольку необходимо удостоверить личность владельца сертификата (ч. 1 ст. 18 ФЗ № 63). Если необходимо получить ЭЦП впервые, то директору придется самостоятельно приехать в ФНС и предъявить удостоверяющие личность документы: паспорт, СНИЛС, защищенный носитель и документы на него.
Но если есть действующий сертификат ЭЦП, который выдал аккредитованный УЦ, разрешено подтверждать личность удаленно, не приходя в УЦ налоговой (п. 25 порядка, утв. Приказом ФНС России от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@).
Есть ситуация, когда требуется доверенность на получение электронной цифровой подписи, — если в сертификате необходимо указать информацию о сотруднике компании, который не является ее главой.
Образец доверенности на получение ЭЦП
Строгой формы для такого документа нет. Сформировать его допустимо в произвольной форме, желательно на официальном бланке фирмы. В текст обязательно включить:
- сведения об организации, владеющей ЭП (ее наименование, основные реквизиты, местоположение, контакты);
- сведения о физическом лице, получающем ЭП (Ф.И.О., данные паспорта, адрес проживания, образец подписи);
- перечень полномочий представителя;
- дату действия документа;
- дату выдачи, подпись представителя.
Вот как выглядит такой образец:
С 2022 года порядок приобретения ЭЦП изменился. Теперь для этого нельзя выбрать любой удостоверяющий центр. Их разделили по категориям получателей. Руководителям компаний, ИП, нотариусам квалифицированные ЭП выдают УЦ Федеральной налоговой службы. Физлицам и сотрудникам, выступающим от имени юрлица по уполномочивающему документу, — коммерческие центры. Представителям финансовых, кредитных компаний — УЦ Банка России.
Еще одна категория — госслужащие, занимающие руководящие должности на федеральном, региональном и местном уровнях, и руководители частных компаний, пользующиеся средствами из госбюджета. Им выдают ЭЦП центры Федерального казначейства (подп. «а» п. 5 Приказа Федерального казначейства РФ № 21н от 15.06.2021, ч. 3 ст. 17.2 и ст. 17.4 ФЗ № 63). Таким лицам понадобится доверенность на получение сертификата электронной подписи в Казначействе, в которой следует прописать необходимые полномочия.
Вот образец такого документа для Казначейства:
|
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ИНН 1234567898 КПП 123456789 123456, г. Москва, 3-й бюджетный проезд, д. 1 тел. 8 (495) 123 45 67 ДОВЕРЕННОСТЬ № 77 г. Москва 25 Мая 2022 г. Настоящей доверенностью Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» (далее — Заявитель) в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, уполномочивает заместителя директора Сидорова Сидора Сидоровича, паспорт серии 1234 № 123456 выдан ОУФМС по г. Москве 15.12.2015, совершать следующие действия в Удостоверяющем центре Федерального казначейства по г. Москве:
Настоящая доверенность выдана по «31» декабря 2022 г. Без права передоверия. Собственноручную подпись Сидорова С.С. Сидоров удостоверяю. Директор Иванов Иванов И.И. М.П. |
Доверенность на использование электронной подписи
В крупных организациях оформлять использование ЭЦП целесообразно на различных сотрудников, например:
- заместителей руководителя и коммерческих директоров — для финансово-экономических сделок компании;
- главных бухгалтеров и экономистов — для сдачи статистической и бухотчетности;
- менеджеров — для заключения контрактов.
С 2023 г. порядок использования ЭЦП изменится. По закону, подписывать документы от имени юрлица вправе только глава компании. Остальным сотрудникам придется получать собственную ЭП как физлица в аккредитованных коммерческих УЦ.
Чтобы передать полномочия на использование ЭЦП ответственным сотрудникам, директор оформляет, например, электронную доверенность СБИС, Тензор, Росказна и иных специальных онлайн-сервисов.
Если в компании несколько бухгалтеров, то целесообразно оформить ЭЦП и уполномочивающий документ на каждого из них. Для этого сотруднику требуется только получить ее как физлицу и зарегистрировать, к примеру, доверенность на электронную подпись для бухгалтера для СБИС в Федеральной налоговой службе.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как сдать отчетность по налогам и страховым взносам в электронном виде по ТКС. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец доверенности на использование ЭЦП
Ответственность за использование ЭЦП без доверенности
Ни в одном нормативном акте нет нормы, предполагающей передачу ЭЦП сторонним лицам. Напротив, закон обязывает ее владельца обеспечить конфиденциальность (ст. 10 ФЗ № 63). Но нет и нормы, предусматривающей ответственность за применение чужой ЭП.
За саму ее передачу другому лицу не накажут. Наказание последует за неправомерные действия с помощью нее. К примеру, если злоумышленник совершил мошеннические действия и получил незаконные деньги, то ему грозит наказание по ст. 159 УК РФ — за хищение чужого имущества. Но директору, передавшему подчиненному возможность использовать ЭЦП, еще предстоит доказать, что в тот момент незаконные действия совершал не он. Если это сделать не удастся, то накажут владельца ЭЦП.
