Электронный документооборот (ЭДО) получил в последнее время очень широкое распространение. Это позволяет быстро и с удобством обмениваться документами и пописывать их, не дублируя в бумажном виде. Однако несмотря на то что многие организации уже перешли на ЭДО, остаются вопросы по работе с этой системой. Один из них касается даты подписания документов.
Коротко о главном: 5 пунктов
- Даты на документах помогают понять, когда совершены важные действия с товаром или услугой.
- Дата подписания документа в электронной форме обычно считается моментом заключения договора.
- Если данные в документах и фактические даты различаются, в документе нужно указывать точную дату событий.
- Важно, чтобы даты на документах и реальные события совпадали, чтобы избежать проблем с законом и партнерами.
- Иногда документы требуют корректировки после подписания, что может включать аннулирование или добавление соглашения об изменениях.
Почему важна дата подписания в ЭДО
Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", все факты хозяйственной жизни (ФХЖ) должны быть оформлены первичными учетными документами.
И даты этих первичных учетных документов имеют большое значение в бухгалтерском и налоговом учетах, т. к. они являются неотъемлемой частью сделки. Исходя из даты приемки товара, услуг, работ, организация учитывает свои расходы и принимает НДС к вычету.
Учим матчасть: какая дата считается датой подписания договора
Как формируется дата подписания в ЭДО
Если говорить конкретно о заключении договора с помощью ЭДО, то судебная практика и мнения экспертов сходятся на том, что датой заключения договора считается именно день его подписания всеми сторонами квалифицированной электронной подписью. При этом день составления, который обычно указывается в реквизитах, может отличаться от даты подписи.
Подробнее:
Если договор составляется в бумажном виде, то даты его составления и заключения, как правило, совпадают.
Бывают случаи, что в договор включаются специальные условия, которые гласят, что товары, работы, услуги считаются принятыми только после подписания акта о приемке заказчиком. В таких случаях день совершения ФХЖ указывается отдельно.
При использовании ЭДО дата подписания фиксируется автоматически, ею является момент формирования электронной подписи (ЭП). При этом день совершения самого факта хозяйственной жизни вводится пользователем вручную, для этого во многих установленных формах документов есть специальная графа. Если такая графа не предусмотрена, можно обратиться к письму Федеральной налоговой службы от 27.10.2023 № ЗГ-3-26/13966, которое разъясняет правила фиксирования фактов хозяйственной жизни.
Например, если документ о ФХЖ был подписан 23 апреля, а товар был получен неделей ранее, то при подписании счетов, актов, спецификаций и пр. обязательно нужно указать конкретную дату получения товара, так как именно она будет являться точкой отсчета исполнения обязательств сторонами.
По моему опыту, идеальным вариантом было бы подписывать электронные документы день в день со свершением ФХЖ, во избежание каких-либо вопросов или проблем в дальнейшем с исполнением сроков по обязательствам сторон или связанных с налоговой и финансовой деятельностью учреждения.
Был в моей жизни период, когда я работала с государственными закупками, и при заключении контрактов, их исполнении день подписания всех соответствующих документов был крайне важен и при отчетности по закупке на электронных торговых площадках, и при дальнейшем исполнении контракта. А если контракт подразумевал не единичную поставку товара, а, к примеру, поставку товаров в течение полугода отдельными партиями, то мы с поставщиками старались скоординировать работу в ЭДО так, чтобы подписание было день в день с поставкой.
К тому же своевременная подпись в ЭДО в первую очередь дает вам определенную гарантию юридической безопасности от непредвиденных ситуаций и дает право требовать со второй стороны соглашения исполнения обязательств.
Что еще нужно знать о дате подписания документа ЭП
При работе с электронными документами никогда не стоит исключать человеческий фактор, и бывают ситуации, когда договор необходимо исправить уже после того, как он был подписан ЭП одной из сторон. В таких случаях есть два варианта:
- аннулировать изначальную версию договора, составить и подписать новую (с таким вариантом могут возникнуть сложности, если по этому соглашению уже происходили какие-то факты хозяйственной жизни, т. к. фактический момент ФХЖ может впоследствии «не вязаться» с датой заключения договора);
- подписать первую версию и затем приложить и подписать акт корректировки договора (обычно это дополнительное соглашение).
При работе с ЭДО важно отслеживать срок действия ЭЦП и корректность ее работы, так как при заключении договора могут вылезти ошибки, если электронная подпись устарела или цепочка сертификатов не выстраивается из-за каких-то проблем с ПО.
Может пригодиться: как аннулировать электронную подпись
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, является ли дата подписания договора моментом его заключения, если она не совпадает с указанной в нем датой составления договора. Используйте эти инструкции бесплатно.
Часто задаваемые вопросы по теме
-
По какому принципу формируется дата подписания договора в ЭДО?
Если это договор, то датой заключения будет являться заключение его обеими сторонами с помощью ЭЦП. Если это какие-то документы по ФХЖ, то дни подписания и самого факта хозяйственной жизни могут отличаться и должны быть дополнительно отражены в самом документе.
-
Насколько важен день подписания в ЭДО?
Момент подписания является подтверждением возникновения обязательств между сторонами соглашения, а также может быть отправной точкой по срокам их исполнения.
-
Можно ли подписать договор в ЭДО «задним числом»?
Законодательно это не запрещено, однако это может повлечь последствия. Например, если за тот период, к которому относится подписываемый документ, уже отражены вычеты по НДС, какие-либо финансовые, бухгалтерские отчетности и пр.
-
Можно ли исправлять договор при подписании в ЭДО?
Напрямую такой функции нет, но договор можно аннулировать и заключить новый либо дополнить изначальный соглашением о внесении изменений.
-
Сыропятова Ольга
2024-04-25 13:20:26Помните, что дата подписания договора с помощью ЭДО важна в первую очередь для того, чтобы обеспечить правовую и финансовую надежность своего документооборота.
