Этап 1. Наличие документов
Начнем с проверки наличия кадровой документации. Именно её затребуют трудовые инспекторы в первую очередь. Все ли документы, установленные законом, имеются в наличии. И должным ли образом они оформлены. К кадровым документам относятся:
- учредительные документы;
- коллективный договор;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- документация по регулированию оплаты труда (положение о премировании, о надбавках, расчётные листы);
- трудовые договоры;
- штатное расписание (форма № Т-3);
- табели учёта рабочего времени и расчёта зарплаты (формы № Т-12 и 13);
- больничные листы;
- график отпусков,
- личные карточки,
- приказы;
- трудовые книжки,
- книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Не забываем и про документацию по охране труда. К ней относятся:
- инструкции по охране труда;
- документы, подтверждающие прохождение работниками обучения, медосмотров;
- журнала инструктажа по технике безопасности.
Если вы обнаружите, что каких-то документов из приведенных выше списков у вас не имеется, срочно нужно их завести. Имейте в виду, многие из этих документов утверждаются специальными приказами, а с некоторыми нужно ознакомить работников под расписку.
Этап 2. Оформление документов
Большая часть документации должна быть оформлена в соответствии с постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты». Это касается приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учёта рабочего времени и других документов по учёту кадров, расчёту рабочего времени и оплате труда. И согласно п. 2 этого постановления унифицированные формы документации по учёту труда и его оплаты должны использовать все организации независимо от формы собственности.
Когда первичная кадровая документация в организации ведется «как придется», в документы забывают включить различные условия, установленные законом. Так, например, распространенной ошибкой является не включение в текст приказа информации, принят ли работник на основную работу или будет работать по совместительству. В штатных расписаниях забывают указывать оклады или количество штатных единиц по должности. А иногда можно встретить штатные расписания с неполным перечнем должностей, существующих на этом предприятии.
Не забывайте и о том, что с различными приказами сотрудники должны быть ознакомлены под роспись. И помимо подписи работник должен поставить дату ознакомления.
Также необходимо проверить все основания к приказам. К ним относятся заявления, докладные, акты и т.п.
Этап 3. Трудовые договоры
Трудовой договор – это документ, в котором чаще всего встречаются ошибки и недочеты. И хотя в статье 57 Трудового кодекса РФ подробно описано содержание трудового договора с необходимыми условиями, складывается ощущение, что некоторые организации составляют его на своё усмотрение, не учитывая требований законодательства.
Обратите внимание:
Трудовые договоры, заключенные до февраля 2002 г., также должны отвечать всем требованиям статьи 57 ТК РФ. И если такой договор каких-либо условий не содержит, требуется заключить с работником дополнительное соглашение, содержащие все недостающие условия.
Распространенной ошибкой является использование в трудовом договоре формулировки «с оплатой согласно штатному расписанию». По закону, в трудовом договоре должен быть указан либо оклад, либо тарифная ставка.
В договор нельзя включать условие об установлении меньшей заработной платы на испытательный срок. А вот само условие принятия на работу с испытанием включается обязательно, если таковое действительно устанавливается. В противном случае будет считаться, что работник принят на работу без испытания (ст. 70 ТК РФ).
В срочных трудовых договорах обязательно проверяем основание срочности. То есть, в срочном трудовом договоре должно быть прописано основание того, почему с работником заключался именно срочный договор. Перечень таких оснований указан в статье 59 ТК РФ.
Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками без исключения. Договоры должны быть подписаны обеими сторонами. И у каждого работника на руках должен быть свой экземпляр. Доказательством того, что все вторые экземпляры договоров работникам выдавались, может послужить журнал учета выданных экземпляров с подписями сотрудников.
Следующее, что необходимо проверить, - это не заключала ли организация вместо трудовых договоров договоры подряда, договоры на выполнение работ или оказание услуг и тому подобные гражданские договоры.
Если инспектором будет установлено, что гражданским договором оформлялись фактические трудовые отношения, от работодателя могут потребовать восстановления всех нарушенных прав работника. А это включает выплату отпускных, командировочных, больничных.
Так в каких же случаях гражданско-правовой договор могут признать трудовым? Трудовым признается тот гражданско-правовой договор, из условий которого станет очевидно, например следующее:
- работник подчиняется правилам трудового распорядка организации;
- работник нанят не для выполнения определенного объема работ, а имеет постоянные обязанности;
- оплата труда производится ежемесячно и не зависит от результата работы согласно акту приемки;
- работа предполагает только личное её исполнение работником, без возможного привлечения субподрядчиков;
- работник длительное время без перерывов выполняет свои обязанности.
В случаях выявления подобных нарушений трудовая инспекция обращается в ФСС и налоговую, которые взыскивают с организации недоимку и пени по страховым взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и недоимку и пени по ЕСН. Помнить нужно и про штрафы, которые налагаются за такие нарушения.
Этап 4. Внутренняя локальная документация
К локальным внутренним документам относятся:
- Коллективный договор;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение об оплате труда и премировании,
- Положение о защите персональных данных,
- Положение о коммерческой тайне.
Эти документы должны полностью соответствовать букве закона. Нарушением будет считаться, если положения, содержащиеся в них, нарушают права работника, установленные законом.
Указанные документы обязательно должны соответствовать трудовым договорам. То есть, условия, содержащиеся в трудовом договоре, должны совпадать с тем, что предусмотрено локальными внутренними актами, положениями и правилами.
Пример:
Если в трудовом договоре указан в качестве режима работы «гибкий график», то и Правилах внутреннего трудового распорядка для этой должности должен значится «гибкий график».
Также с трудовыми договорами должны совпадать штатное расписание и Положение об оплате труда и премировании. Обратите внимание на соответствие систем оплаты труда и дат выдачи заработной платы.
Ещё одним важным моментом является соответствие закону дисциплинарных взысканий. Во внутренних Правилах организации иногда можно встретить и строгие выговоры, и лишение премии, и понижении категории. Однако статьёй 192 ТК РФ предусмотрено всего три вида взысканий:
- замечание;
- выговор;
- увольнение по соответствующим основаниям.
Налагать какие-либо другие взыскания незаконно.
Внутренние локальные акты организации принимаются с соблюдением определенного порядка действий. Если для утверждения какого-либо локального акта необходимо согласие профсоюза работников, на документе должна стоять соответствующая виза.
Если на вашем предприятии нет профсоюза, локальные акты необходимо утверждать на общем собрании работников. Работники должны быть обязательно ознакомлены с подобными документами под расписку с указанием даты ознакомления.
Этап 5. Отпуска
Здесь нужно обратить внимание на следующие моменты:
- все ли работники за последние несколько лет были в отпусках;
- соблюдался и соблюдается ли график отпусков;
- правильность выплаты отпускных.
Согласно статье 122 ТК РФ, каждому работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Его в некоторых случаях можно перенести на следующий год или заменить денежной компенсацией. Однако обратите внимание, что есть категории работников, которым переносить и заменять деньгами отпуск нельзя. Если инспектор выявит, что кто-то из работников не был в отпуске более двух лет – это будет считаться нарушением, даже если это инициатива самого работника. Так что, если в вашей организации есть такие «трудоголики», самое время отправить их в отпуск.
График отпусков утверждается не менее чем за две недели до наступления календарного года. Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, необходимо внести в график отпусков изменения. Для этого должны быть подготовлены соответствующие основания в виде приказов и заявлений от работников.
Сроки отпусков должны быть не короче сроков, предусмотренных законом. Сейчас часто разбивают отпуска на две части. Согласно статье 125 ТК РФ, одна из частей отпуска должна быть не короче 14 дней.
Если какие-то деньги не доплатили, то обязательно сделайте это сейчас. График отпусков надо утвердить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Проверьте эту дату.
Этап 6. Оплата труда
Помните, что Трудовым кодексом предусмотрена выплата зарплаты в два этапа. Промежуток между выплатами должен составлять примерно 15 дней. Поэтому, обратите внимание на даты выдачи заработной платы. Время и место выдачи денег должны быть обозначены в Правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовых договорах.
Если кто-то из сотрудников в одну из назначенных дат не явился за деньгами, в конце дня бухгалтерия должна составить акт о неявке работника. Этим она снимет с работодателя ответственность за невыплату работнику зарплаты в положенное время.
Иногда инспекторы проверяют наличие в кассе на определенную дату необходимых средств для выплаты зарплаты или аванса. В связи с этим проверьте соответствие дат и кассовой документации.
Если в организации предусмотрены премии и надбавки, их система должна быть обязательно документально и подробно оформлена. Обычно это оформляется Положением об оплате труда, премировании и надбавках. В нем детально описывается порядок, основания, критерии расчёта и начисления этих денег.
Предприятие должно обязательно выдавать расчетные листки. Форма расчетного листка разрабатывается и утверждается самим предприятием. Если такового документа в вашей организации не предусмотрено, то самое время заняться его разработкой и утверждением.
Отдельно стоит проверить табели учета рабочего времени. Сверхурочная работа, работа в выходные и праздничные дни, в ночное время оплачивается в двойном размере и назначается только с письменного согласия работника.
Обратите внимание, что некоторые категории работников к таким видам работ привлекать вообще нельзя.
Этап 7. Трудовые книжки
Трудовые книжки заполняются согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением № 225 от 16 апреля 2003 г. и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 г.
Самая распространенная ошибка №1:
При занесении записи об увольнении, указываются статьи 78, 79 и 80 Трудового кодекса. Следует же указывать пункты статьи 77 ТК РФ.
Самая распространенная ошибка №2:
Под записью в трудовой книжке об увольнении под подписью кадровика должна стоять подпись самого работника.
Отсутствие этих подписей в трудовых книжках уволенных работников инспекторы, конечно, не увидят, если только в организации вдруг не хранятся такие трудовые книжки. И вот это нужно обязательно проверить. Если «уволенные трудовые» всё-таки обнаружатся, срочно свяжитесь с их хозяевами или пошлите уведомления. Трудовых книжек уволенных сотрудников на предприятии быть не должно. Если бывший сотрудник по каким-то причинам не может забрать свою трудовую, возьмите с него письменное согласие её на пересылку почтой.
Обратите внимание:
Работающим сотрудникам трудовые книжки на руки не выдаются. По их запросу может быть выдана заверенная копия трудовой, но сами книжки должны храниться на предприятии.
Обязательно проверьте наличие и правильность оформления книги учета движения трудовых книжек. Её форма утверждена Постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 г. Сверьте даты и наличие подписей работников.
Этап 8. Материальная ответственность
В этой области тоже встречается масса нарушений. Инспекторы проверят соответствие меры материальной ответственности занимаемой должности. Дело в том, что Трудовой кодекс статьями 241-243 ограничивает случаи полной материальной ответственности.
Обратите внимание и на то, что условия материальной ответственности должны быть прописаны в трудовом договоре. Возмещать в полном объеме причинённый материальный ущерб могут руководитель фирмы, его заместители и главный бухгалтер. Но на условиях, которые прописаны, прежде всего, в их трудовых договорах.
И лучше, чтобы инспектор не нашел договоров о полной материальной ответственности с водителями, сторожами или бухгалтерами.
Этап 9. Охрана труда
Обязательным для всех организаций является наличие:
- инструкций по охране труда по каждой профессии;
- журнал вводного инструктажа;
- журнал инструктажа на рабочем месте.
В инструкциях должны быть прописаны способы безопасного выполнения работы. В журналах проверяйте наличие подписей сотрудников с датами пройденного инструктажа.
Инспектора могут провести опрос среди сотрудников организации на предмет фактического проведения с ними инструктажа по технике безопасности. Поэтому, такие инструктажи нужно всё-таки проводить.
Этап 10. Консультация с юристом компании
Все изменения и исправления в документах лучше согласовать с юристом компании. С ним же имеет смысл посоветоваться, если на предприятии были конфликтные ситуации между работниками и руководством.
А если оставить всё, как есть….
У трудовой инспекции достаточно широкие полномочия. Помимо штрафов, обращений в ФСС и налоговую, инспектора имеют право отстранять работников от выполнения обязанностей, приостанавливать деятельность компании, обращаться в суд с требованием ликвидировать предприятие, и даже подать заявление в прокуратуру при выявлении особо грубых нарушений.
