После передачи работником больничного листа работодателю у организации или индивидуального предпринимателя возникает обязанность по его хранению. Для того чтобы правильно организовать хранение, необходимо вести учет кадровых и иных документов. В данном случае работодателем используется такая форма, как журнал регистрации больничных листов, образец которого можно найти в конце статьи.
Цели ведения
Документ не является обязательным для работодателя. Однако целесообразность ведения подтверждается следующими выполняемыми им практическими задачами:
- он помогает отследить достижение лимита оплачиваемых дней нетрудоспособности в определенных законом случаях;
- по нему очень просто отследить соблюдение работником срока предоставления данного документа (в течение полугода со дня его закрытия);
- при регистрации документа его будет проще отыскать в архиве при запросе листа нетрудоспособности Фондом социального страхования;
- при использовании такого документа работник кадровой службы сможет подсчитать, на сколько дней необходимо продлить ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, заболевшему в период отдыха.
Таким образом, при правильной организации учета и хранения кадровое делопроизводство значительно упрощается.
Форма и бланк
Журнал регистрации больничных листов каждый работодатель может заполнять в удобном для него виде, унифицированная форма законодательно не установлена. В каждой организации может быть, таким образом, разработана собственная форма. За основу можно взять предложенный журнал регистрации больничных листов (образец), скачать его можно по ссылке ниже.
На что рекомендуем обратить внимание при подготовке журнала регистрации:
- при оформлении титульной страницы (или шапки) нужно использовать идентифицирующие организацию данные: полное фирменное наименование с указанием формы собственности и организационно-правовой формы, ИНН и КПП, адрес, наименование документа; также следует указать даты начала ведения и окончания в целях удобства поиска информации по бланку;
- в табличной части следует в первой графе указать данные о работнике: фамилию, имя, отчество, подразделение и(или) должность, во второй — табельный номер;
- далее следуют столбцы о самом листке нетрудоспособности: номер, дата выдачи, дата предоставления работодателю, место выдачи;
- и, наконец, последние графы должны быть предназначены для информации о причине нетрудоспособности, ее периоде, продолжительности, общем количестве дней. Желательно оставить отдельный столбец для примечаний.
Работодатель может внести и дополнительные графы в случае необходимости. Журнал рекомендуется хранить в надежном месте и страницы в нем нумеровать. По окончании ведения его следует прошить, поставить на прошивке подпись и печать с указанием количества листов. Таков общий порядок хранения и учета кадровой документации. Однако если руководитель не видит в нем необходимости, придерживаться его не обязательно.
Обязанность по ведению данного учетного бланка не установлена законодательно, следовательно, ответственность за отсутствие журнала не предусмотрена. Но стоит учесть, что если руководитель примет решение о его ведении, соответствующие документы должны храниться не менее 5 лет на предприятии, об этом говорится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
