В день увольнения работодатель обязан выдать работнику на руки целый пакет документов, в число которых входит форма СЗВ-М. Однако Пенсионный фонд России разъяснил работодателям, что за выдачу СЗВ-М можно получить штраф. Как правильно поступить кадровику в такой ситуации, чтобы соблюсти требования всех законов?
Что случилось?
Отделение Пенсионного фонда России опубликовало письмо от 03.04.2018 № В-4510-08/7361. В нем чиновники фактически запретили работодателям выдавать увольняющимся работникам копии формы СЗВ-М. Оказывается, это требование законодательства нарушает другой Федеральный закон — о защите персональных данных. Чтобы избежать этого, кадровик должен выдать не саму форму, а только выписку из нее.
Секретность при выдаче СЗВ-М за март
Чиновники напомнили, что по нормам Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» порядок представления копий сведений из формы СЗВ-М застрахованным лицам не урегулирован, хотя такое предоставление является обязательным. При этом обе формы, данные из которых должны получить застрахованные лица:
- СЗВ-М;
- СЗВ-СТАЖ,
имеют списочный характер. То есть в них включены все работники организации, а также их личная информация. Сведения индивидуального (персонифицированного) учета являются конфиденциальной информацией, об этом, в частности, сказано в п. 8 ст. 6 Федерального закона № 27-ФЗ. Поэтому третьи лица не могут получить к ним доступ. В связи с этим при увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему не копии полных персонифицированных отчетов, а только выписки из них в таком составе:
- сведения из СЗВ-М за последний отчетный месяц;
- сведения из СЗВ-СТАЖ за отчетный, в том числе за текущий, год.
В таких выписках должны быть указаны сведения только по тому работнику, которому они предоставлены. Такие выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ необходимы застрахованным гражданам для подтверждения трудового стажа, если данные по каким-то причинам не отражены на индивидуальном лицевом счете.
За копию — штраф
Тех кадровиков, которые просто снимут с оригинала формы СЗВ-М копию и отдадут уволенному работнику, могут привлечь к административной ответственности за распространение персональных данных. По статье 13.14 КоАП РФ за это предусмотрен штраф для должностных лиц в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей.
За что еще могут оштрафовать специалиста по кадрам, читайте в обзоре судебной практики.
