Однодневная командировка — не редкость для российских компаний. Но не все знают, как правильно ее оформить и оплатить. В статье рассмотрим, как оформляется командировка одним днем, суточные выдавать надо или нет, как оплачивается работа в таком случае.
Командировка на 1 день: оформление
В отличие от поездки на несколько дней, однодневная поездка предполагает, что работник добрался до места назначения, выполнил свою работу и вернулся домой в течение суток. Оформляется такая деловая поездка по общим правилам:
- запрашивается согласие работника (если это оговорено в ТК РФ);
- издается приказ о направлении на служебное задание;
- выдается аванс на командировочные расходы.
Подробнее о процедуре оформления можно узнать из специального материала PPT.ru.
Командировка 1 день: суточные
На основании п. 11 Положения о командировках (Постановление Правительства от 13.10.2008 № 749), за однодневные поездки по России суточные не выплачиваются. При этом законом не запрещено выдавать работникам определенные суммы на возмещение каких-то расходов в другой местности. Исходя из судебной практики, такие выплаты надо рассматривать как компенсационные, необходимые для покрытия расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей (см. Определение ВС РФ от 07.04.2017 № 310 КГ17-3888). В таком случае они не будут включаться в состав оплаты труда, а значит, страховые взносы и налоги с них не взимают (см. Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950).
Если работник отправляется в другое государство, то ему надо выдать половину (50 %) от положенного размера суточных (п. 20 Положения о командировках). Обратите внимание: если речь идет о государственных и муниципальных служащих, то нормативы установлены в Постановлении Правительства от 26.12.2005 № 812 либо в нормативных актах регионального уровня. Частные компании устанавливают размер суточных самостоятельно. Но в пределах 2500 рублей могут не удерживать ни НДФЛ, ни страховые взносы. Все, что больше, подлежит налогообложению в общем порядке.
Командировка на один день, как оплачивается
Особых премудростей здесь нет. Если день, в который работнику придется выполнять служебное задание, будет рабочим (в соответствии с установленным в компании графиком), то он получает средний заработок. Если поездка состоялась в выходной, то платить надо по двойному тарифу. Другой вариант — можно работу оплатить по среднему, предоставив сотруднику дополнительный выходной.
Что еще положено командированному сотруднику
Традиционно за счет работодателя осуществляется оплата проезда — приобретение билетов либо расчет за топливо, если поездка на личном автомобиле. Также нужно быть готовым оплатить представительские или иные расходы, понесенные по разрешению и с ведома начальства.
Напомним, что организация вправе учитывать только те расходы, которые имеют документальное подтверждение. Поэтому важно, чтобы работник сохранял все чеки, талоны, проездные билеты. В противном случае часть затрат ляжет на его плечи.
Если на расходы выдавался аванс, работник обязан отчитаться по полученным денежным средствам, потраченным за день поездки, в трехдневный срок. В случае вложения собственных средств работодатель обязан компенсировать расходы сотрудника. Если выданных денег оказалось больше, можно попросить вернуть остаток либо удержать его с ближайшей зарплаты.
