Проверка расчетов с подотчетными лицами — один из инструментов контроля за оптимальным расходованием финансов компании. Эта процедура поможет выявить типичные для конкретной организации ошибки и оптимизировать расходы и бухучет. Предлагаем ознакомиться с нюансами аудита подотчетных лиц.
Аудит расчетов с подотчетными лицами
В любой организации выдача денег под отчет — это обыденность. При этом периодически возникают ошибки в оформлении первичных документов и бухгалтерских проводок. В такой ситуации задача как внутреннего, так и внешнего аудита — вовремя выявить недочеты. Своевременно исправленные ошибки помогут избежать ненужных вопросов в случае налоговых проверок и оптимизировать бухучет в компании.
Методика проведения аудита
Аудит подотчетных лиц, как правило, проводится «сплошным» методом, то есть проверяются все подряд документы за соответствующий период.
В рамках проверки аудитор сверяет сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными, содержащимися в Главной книге, а также кредитовые обороты по данному счету с дебетовыми оборотами счетов учета затрат, материальных запасов, имущества и прибыли.
Также проверяются авансовые отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, списки работников, которые имеют право получать деньги, правильность оформления командировок, корректность начисления суточных и другие документы.
К примеру, если компания выдала сотруднику под отчет 5000 рублей, аудитор будет искать эту сумму на других счетах, отражающих соответствующие расходы и покупки. В идеале все выданные средства должны полностью и корректно отразиться на других счетах или вернуться на счет 71, а оправдательные документы должны прилагаться в полном объеме и в надлежащем виде.
На что аудитор обратит внимание?
Проводя аудит расчетов с подотчетными сотрудниками, проверяющий уделит внимание следующим основным моментам:
- соответствует ли перечень лиц, получивших деньги, утвержденному руководством списку;
- вовремя ли отчитывались сотрудники по выданным суммам, соблюдались ли запреты на выдачу денег не отчитавшимся работникам;
- совпадают ли фактические расходы с теми целями, на которые выдавались деньги;
- правильно ли оформлены документы по командировкам и начислены суточные;
- корректно ли отнесены представительские расходы на себестоимость продукции (транспортировка участников мероприятия, расходы на питание и т. п.);
- точно ли оформлены авансовые отчеты и прилагаемые к ним подтверждающие документы.
Аудит расчетов с подотчетными лицами: возможные итоги
Достаточно критичными могут быть такие замечания аудитора:
- выявлена задолженность подотчетных лиц или повторная выдача им денег;
- произведена выдача денег не тем лицам, которые значатся в утвержденном на предприятии списке;
- слишком частая выдача под отчет и возврат денег одним и тем же работникам, маскирующая предоставление кредита;
- несоответствие расходов целям, на которые выдавались деньги;
- некорректное отнесение расходов на себестоимость или прибыль;
- неправильно оформленные подтверждающие документы или их отсутствие в отношении значительных сумм.
Такого рода замечания проверяющего сигнализируют о недостаточной финансовой дисциплине в компании, а возможно, о недобросовестности подотчетных лиц. В любом случае, недостатки, выявленные аудитором, следует устранить: четко регламентировать выдачу денег, привлечь к ответственности провинившихся сотрудников и потребовать незамедлительно отчитаться или вернуть авансы; по возможности исправить некорректные данные бухгалтерского учета, запросить недостающие документы по расходам.
Может пригодится:
