Образец счет-фактуры в 2023 году: новые правила заполнения и тонкости

Форма счета-фактуры изменилась с 01.07.2021

Постановлением правительства РФ от 02.04.2021 № 534 обновлены формы и правила заполнения счетов-фактур в 2021 году, в том числе корректировочных. Изменения внесли в постановление правительства № 1137 от 26.12.2011, которым утверждены действующие до этого формы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры.

Поправки потребовались в связи с тем, что Федеральный закон № 371-ФЗ от 09.11.2020 дополнил статью 169 НК РФ новыми нормами о выставлении счетов-фактур в электронной форме при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости. В связи с этим чиновники решили добавить в число обязательных реквизитов счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры новые:

• регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
• количественную единицу измерения товара, используемую в целях осуществления прослеживаемости;
• количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости.

В форму счета-фактуры внесли новые поля для указания данных:

• о регистрационном номере декларации на товары или регистрационном номере партии товара, подлежащего прослеживаемости;
• коде количественной единицы измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости;
• количестве товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара;
• стоимости товара, подлежащего прослеживаемости, без налога, в рублях.

Что такое счет-фактура и что такое счет на оплату

Подробный ответ на вопрос, что такое счет-фактура, дан в статье 169 Налогового кодекса:

Это документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету.

Понятие «счет» часто используют для определения документа оплаты, предъявляемого продавцом покупателю. Официально закрепленного определения «счет» в нормативных документах нет. Его выставляют как на уже отгруженную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги), так и на авансирование (предоплату). Счет на оплату не является документом, на основании которого оформляется вычет по НДС. Счет на оплату является формой документа, определяемой организацией.

Форма счета-фактуры утверждена постановлением правительства № 1137 от 26.12.2011 в редакции от 02.04.2021, и расчеты с бюджетом по НДС возможны только по этой форме документа. Электронный счет-фактуру заполняем только по правилам, указанным в приказе Минфина России от 05.02.2021 № 14н.

Вот так выглядит бланк новой счет-фактуры 2021 в ворде для заполнения:

Оформляется счет-фактура в случаях, предусматривающих налогообложение (п. 3 ст. 168 НК РФ):

• при реализации товаров (работ, услуг);
• при получении предоплаты.

Правила заполнения счета-фактуры

Подробный порядок заполнения приведен в постановлении № 1137 и статье 169 НК РФ. Одним из обязательных реквизитов, который содержит заполненный счет-фактура, является порядковый номер (пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ). Специальных правил нумерации не предусмотрено.

Счета-фактуры не составляют:

• лица, не являющиеся налогоплательщиками, освобожденные от исполнения обязанностей налогоплательщика (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
• по операциям, не подлежащим налогообложению (освобожденных от налогообложения) на основании статьи 149 НК РФ;
• организации, ИП, работающие в сфере розничной торговли, общественного питания, выполнения работ (оказания услуг) для населения за наличный расчет, при условии выдачи кассового чека или иных документов установленных форм (п. 7 ст. 168 НК РФ);
• организации и ИП, применяющие специальные налоговые режимы ЕСХН, УСН, ЕНВД, ПСН, с учетом некоторых исключений;
• в иных случаях.

Авансовый счет-фактура

По общему правилу, счет-фактура на аванс составляется в течение 5 рабочих дней со дня отгрузки материальных ценностей, выполнения работ (оказания услуг), передачи имущественных прав (п. 3 ст. 168 НК РФ). Но в случаях, если организация получила предоплату, она тоже обязана его составить. Авансовый счет-фактура выставляется по той же форме, что и обычный, отгрузочный.

Перечень реквизитов, подлежащих заполнению, закреплен в п. 5.1 ст. 169 НК РФ.

Нумеровать и авансовые, и отгрузочные счета-фактуры следует одинаково (письмо Минфина № 03-07-11/284 от 10.08.2012).

При наличии авансового счета-фактуры покупатель претендует на вычет по НДС. У продавца получение аванса формирует базу для НДС.

Рассмотрим пример заполнения счета-фактуры на аванс.

Пример 1. Организация 04.07.2021 получила предоплату в счет будущей поставки. Отгрузка произведена покупателю 31.05.2021.

Наиболее ранняя дата — дата поступления предоплаты, поэтому в мае организация составит два документа:

• № 1 от 04.07.2021 — авансовый счет-фактура;
• № 2 от 31.07.2021 — отгрузочный счет-фактура.

Эти документы организация-продавец должна отразить в книге продаж за июль 2021 г. Авансовый счет-фактура № 1 от 04.07.2021 регистрируется в книге покупок датой, когда произведена фактическая отгрузка, то есть 31.07.2021. В итоге за июль к уплате в бюджет получится только сумма НДС, отраженная в отгрузочном документе.

Пример 2. Отгрузка произведена 31.07.2021. Оплата поступила 10.08.2021.

Поскольку наиболее ранняя из дат — дата отгрузки, то составляется один, отгрузочный документ.

Корректировочный счет-фактура

В случаях изменения цены (тарифа) и (или) уточнения объема (количества) отгрузки оформляется корректировочный документ (п. 3 ст. 168, ст. 169, п. 10 ст. 172 НК РФ).

Наиболее распространенные причины составления корректировочного счета-фактуры:

• увеличение (уменьшение) стоимости отгрузки, например вследствие предоставления скидки покупателю или изменения условий сделки;
• возврат продавцу не принятых на учет покупателем товаров (письмо Минфина № 03-07-09/18053 от 01.04.2015);
• утилизация покупателем (по договоренности с продавцом) принятых на учет бракованных товаров (письмо Минфина № 03-07-09/66 от 13.07.2012);
• недостача или расхождения в сведениях о количестве товара (объеме работ или услуг), указанных в товарно-сопроводительных документах и счете-фактуре (письма Минфина № 03-07-09/48 от 12.05.2012, ФНС № ЕД-4-3/1406@ от 01.02.2013).

Корректировочные счета-фактуры составляются только при наличии договора, соглашения, иного первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг).

Существенными ошибками в составлении являются такие, которые препятствуют налогоплательщику получить вычет по НДС. Иначе говоря, когда документ не соответствует требованиям, установленным статьей 169 Налогового кодекса. К таким ошибкам относятся арифметические ошибки, ошибки в адресе и (или) наименовании покупателя или продавца и пр.

Немного об отдельных реквизитах

Если счет-фактура на выполненные работы пронумерован неправильно, это не является основанием для отказа в вычете сумм налога у контрагента, поскольку присвоенные не в хронологическом порядке номера не мешают «налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога» (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ).

Если бухгалтер обнаружил сбой в нумерации, то во избежание возможных претензий со стороны налоговых органов рекомендуется составить бухгалтерскую справку и указать причины нарушения хронологии в присвоении номеров. Эту справку следует приложить к книге продаж. И хотя ответственность за нарушение нумерации законодательством не установлена, эта справка напомнит, почему в этом месяце (квартале) присвоена такая нумерация.

Некоторые реквизиты содержат такие показатели, при заполнении которых необходимо применять соответствующие коды единиц измерения. К ним относятся:

• наименование валюты;
• единицы измерения отгруженных товаров, выполненных работ и оказанных услуг;
• страна происхождения.

Заполненный образец счет-фактуры с 01.07.2021

• Светлана
  2021-07-05 13:32:42
  Пример 1. Организация 04.07.2021 получила предоплату в счет будущей поставки. Отгрузка произведена покупателю 31.05.2021. (правильно будет дата 31.07.2021)
• Никита Костров
  2021-07-05 13:34:18
  Светлана, опечатка...
• Елена
  2021-10-05 08:01:05
  Добрый день Как заполнить строку 5а в счет-фактуре на аванс?
• Игорь
  2023-06-04 14:36:38
  В праве ли организация (юридическое лицо) подписать выданную счет-фактуру электронной подписью и приложить к документу доверенность? Или пока что это функция доступна только для физических лиц?
• Альбина Никольская
  2023-06-04 19:13:52
  Подскажите, если сделка не облагается НДС, то подготавливаться тогда счёт-фактуру вроде бы необязательно. Пришла на новую фирму и тут вообще всё по-другому.
• Лидия Иванова
  2023-06-05 09:16:42
  Елена, Если получали аванс, реквизиты платежки внесите в строку 5.
  В строке 5а укажите номер строки из графы 1 счета-фактуры и номер и дату документа об отгрузке. По товарам - это накладная, по услугам - акт об оказании услуг или другой первичный документ на услуги.
• Лидия Иванова
  2023-06-05 09:17:50
  Альбина Никольская, Счет-фактура - это документ по НДС-отчетности. Если НДС нет, то вроде как и фактура не требуется
• Лидия Иванова
  2023-06-05 09:18:24
  Игорь, вообще непонятно ничего. Счета-фактуры уже несколько лет выставляются только электронно, подписываются соответственно ЭП
• Ася
  2023-06-06 04:34:33
  Если в УПД у покупателя неверно выставлен адрес. Нужно ли у поставщика требовать обязательно исправленный документ ? Или это не сыграет значительную роль при проверке вычета НДС ?
• Лидия Иванова
  2023-06-06 07:25:23
  Ася, Играет. Надо исправлять
• Наталья
  2023-06-07 17:14:22
  Здравствуйте. Как-то был сбой в программе. Номера перепутались. Несколько номеров потерялись. Насколько это важно, чтобы были правильно проставлены номера в сч.-фактур?
• Андрей
  2023-06-08 04:31:23
  День добрый! Наша организация является налогоплательщиком на УСН, а контрагент просит выставить ему счет-фактуру. Законно ли это?
• Лидия Иванова
  2023-06-08 09:11:21
  Андрей, Нет, так не должно быть
• Лидия Иванова
  2023-06-08 09:12:27
  Наталья, Это вопрос к вашей внутренней организации нумерации счетов-фактур.
• ИП
  2023-06-10 16:35:16
  Я у вас скачал бланк счета-фактуры и теперь буду использовать его для заполнения документов. Спасибо
• Артем
  2023-06-14 03:52:14
  Добрый день! Можно ли полностью зачесть НДС по счет-фактуре на аванс?
  Мне коллеги говорят, что мы можем принять только ту часть НДС с аванса, которая соответствует НДС с отгруженных товаров. Так ли это?
• Александр Шигаров
  2023-06-14 04:30:07
  Добрый день! Можно ли по счет-фактуре принять вычет по НДС, если ИИН указан неправильно?
• Лидия Иванова
  2023-06-14 07:44:49
  Александр Шигаров, Нет , это грубое нарушение правил заполнения фактуры
• Пыжов
  2023-06-14 12:16:07
  Что делать, если я ошибся в заполнении счета-фактуры и уже отправил его покупателю? Как мне исправить ошибку и выставить корректировочный счет-фактуру?
• Аарон
  2023-06-15 11:20:52
  Что нужно указывать в графе "Основание для выставления корректировочного счета-фактуры"?
• Федор
  2023-06-20 03:44:17
  Графа 6 счет-фактуры заполняется производителем подакцизного товара ? А если я не производитель, а продавец и товар приобретен в рознице без данных об акцизе?
• Юля
  2023-06-21 10:17:00
  В статье не было упомянуто о том, что с 01.07.2021 года введены новые правила заполнения реквизитов счета-фактуры для сделок с иностранными контрагентами. В целом, статья информативна, но некоторые вопросы остались недостаточно раскрытыми.
• Тешина
  2023-06-21 13:47:27
  как правильно заполнить корректировочный счет-фактуру?
• Катерина
  2023-07-08 02:17:15
  Здравствуйте! Планируем организовать ИП с целью оптовой и розничной торговли товарами для маникюра (потенциальные клиенты — как крупные студии, так и частные мастера). Это будет наш первый опыт ведения бизнеса, и многие моменты нам непонятны. Хотелось бы обойтись без счёта-фактуры, и в целом без лишней бумажной волокиты.
  Обрадовало, что в рознице этот документ не составляют. Можем ли мы указать своим основным родом деятельности именно розничную торговлю (умолчав об оптовой) и тем самым избежать регулярного заполнения счета-фактуры?
• Лидия Иванова
  2023-07-10 14:24:18
  Катерина, Счет-фактура выставляется, когда ИП - плательщик НДС. Это ключевое, а не розница или опт :)
• Ирина Протасова
  2023-07-13 11:40:36
  Здравствуйте! У покупателя в документе неверно выставлен адрес, заметила только сейчас. Нужно ли с него требовать исправленный вариант?
• Лидия Иванова
  2023-07-14 11:49:21
  Ирина Протасова, Нужно