Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Без письменного заявления работника копию трудовой книжки получить нельзя

Прежде чем рассказать, как правильно заверить трудовую книжку, если работает по настоящее время сотрудник, напомним, что сам документ является собственностью трудящегося. Но временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он обращается к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, обращение составляют произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление составляют от руки или с помощью компьютера. В последнем случае важно подписать заявление лично.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки:

Работодатель вправе прописать в локальных нормативных актах иную форму обращения. В таком случае нужный бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам. Дополнительно есть возможность прописать, кому направлять заявление. К примеру, если подлинник документа находится в отделе кадров, логично обращаться напрямую к начальнику отдела, а не в секретариат.

Рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. И не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки.

Все документы предоставляют бесплатно. Отказаться их предоставить работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Дополнительно: как исправить запись в трудовой книжке

Как заверить копию бумажной трудовой книжки по новому ГОСТу

Копия, выданная по запросу работника, — это официальная бумага, которая соответствует определенным требованиям, включая новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Разберем пошагово, что надо сделать, и покажем, как заверить копию трудовой книжки: образец 2024 года, которую работодатель ведет на бумажном носителе.

1. Отсканировать и распечатать все заполненные листы, начиная с титульного.

2. На каждом листе текст разрешено печатать только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его примут не во всех организациях.

3. Проверьте, что текст после печати четкий и легко читаемый.

4. Пронумеруйте и прошейте листы, как это делают нотариусы. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.

5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это делает лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.

6. На основании п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно» («Копия верна»), затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.

7. Отметку о заверении дополняют записью, где подлинник трудовой книжки находится, если документ готовится для предоставления в другую организацию. В том же ГОСТ Р 7.0.97-2016 дается и корректная надпись, которую надо использовать кадровику, — «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год». Эта надпись необходима, чтобы проинформировать о месте хранения оригинала получателя копии.

8. По правилам ГОСТа, есть особый способ, как заверить трудовую книжку в 2024 году, — с использованием специального штампа.

Вот пример штампа, который допустимо использовать для заверения:

9. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Но в РФ некоторые компании освобождены от обязанности использовать круглые печати, и они физически не могут их проставлять. Заверенные ими документы имеют такую же силу, даже если печать не стоит.

10. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.

11. В некоторых случаях работники просят написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, и делать такую запись допустимо.

Все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Банки, ПФР и иные организации вправе вводить собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Учитывая правила ГОСТа, покажем, как заверить копию трудовой книжки для банка по новым правилам в 2024 году. Этот же вариант актуален при заверении документа для любых других компаний и учреждений.

Это интересно: приравнивается ли нотариально заверенная копия к оригиналу

Частые ошибки при удостоверении копий бумажных трудовых книжек

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад, и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, распечатайте образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем, и держите всегда под рукой.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания:

• из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно ставить печать так, чтобы она не мешала;
• сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит;
• нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия;
• при внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ признают недействительным и вернут человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист заново сканируют, распечатывают и вносят верные сведения;
• не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще получить заверенную копию

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя — в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он с паспортом обращается к нотариусу. В нотариальной конторе заверят копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Полезно знать, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Как получить копию, если трудовая книжка электронная

С 2021 года все вновь поступающие на работу граждане не получают бумажные трудовые книжки, им заводят электронные. Но даже если ваш стаж уже большой, к началу 2021 года всем предлагали определиться, хотят ли они вести сведения о трудовой деятельности на бумаге или согласны на электронную книжку. Даже если работник не соглашался, от работодателя требовали перенести все данные в специальную информационную базу ПФР, и в Фонде есть возможность получить копию электронной трудовой книжки.

Самый простой вариант — зайти на сайт Госуслуги, выбрать категорию «Работа и занятость», затем строку «Выписка из электронной трудовой книжки». В течение нескольких минут после запроса (кнопка «Получить выписку») придет электронный документ со сведениями о вашей трудовой деятельности, подписанный усиленной цифровой подписью. Выглядит он так:

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока действует заверенная работодателем или нотариусом, полученная на портале госуслуг копия трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях устанавливают определенные требования. Обычно «срок годности» документа — не более 30 дней. При обращении за крупными суммами потребуют копию, подготовленную в течение 3-14 дней.

Штраф за отказ подготовить и предоставить копию трудовой книжки работнику

С учетом ст. 62 ТК РФ, выдать по заявлению работника копии документов, связанных с его профессиональной деятельностью, — обязанность работодателя. Если руководство отказывается это сделать либо затягивает сроки подготовки документов, сотрудник вправе обратиться в ГИТ. Инспекторы посчитают это нарушением законодательства и смогут привлечь и должностное лицо, и саму организацию к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф по ней для ИП и должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей, а для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.

Дополнительно: как вести трудовые книжки

• Мотрой Алена
  2022-05-04 08:54:49
  Даже если подлинник трудовой книжки находится не у работодателя, а в компании, которая ведет кадровую деятельность, заявление на оформление копии вы подаете руководителю. И за допущенные ошибки тоже придется отвечать ему.
• Коста
  2023-06-13 13:55:24
  Ну и откуда вы взяли, что без письменного заявления работника копию трудовой книжки получить нельзя? Работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки работнику по его запросу, даже без письменного заявления. Это указано в статье 66 ТК. КИ у вас тут нигде не сказано, что работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки бесплатно, а не за дополнительную плату. Это также указано в Трудовом кодексе РФ.
• Милочка
  2023-06-15 08:14:02
  Интересно, а как быть, если работник потерял свою трудовую книжку, а восстановление занимает много времени? Можно ли в таком случае получить заверенную копию без оригинала?
• Лидия Иванова
  2023-06-15 09:27:36
  Милочка, С чего вы получите копию, если оригинал потерян? Не совсем понятно, о чем конкретно речь
• кристофф
  2023-06-16 08:22:58
  как получить копию трудовой книжки, если работодатель отказывается ее предоставить, а письменного заявления от меня нет?
• Лидия Иванова
  2023-06-16 10:37:00
  кристофф, Для начала написать заявление на предоставление копии :) Отказать работодатель не вправе
• Фома Обломов
  2023-06-19 12:40:54
  А на основании чего утвердлаете, что без письменного заявления работника копию трудовой книжки получить нельзя? Давайте вспомним статью 66 ТК РФ, там прямо сказано, что работник имеет право на ознакомление с записями в своей трудовой книжке и на получение копии этих записей. При этом работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки работнику в течение трех рабочих дней со дня получения письменного заявления работника. Таким образом, письменное заявление работника не является обязательным условием для получения копии трудовой книжки. Путаете людей, уважаемые авторы!
• просто начальник
  2023-06-20 11:05:58
  Сегодня как раз столкнулся с вопросом, о котором тут в статье. Я работаю кадровиком, и вот пришел новый сотрудник с электронной трудовой. Согласно нашему регламенту, надо получить заверенную копию, но столкнулся с проблемой - в организации, где он работал до нас, ему сказали, что электронную копию заверить не могут. В статье есть пункт "Как получить копию, если трудовая книжка электронная", но там не очень понятно о заверении. Так вот и вопрос: можноли заверить копию электронной трудовой, и если да, то как это сделать?
• Никита Костров
  2023-06-20 11:10:55
  Фома Обломов, выж сами себе противоречите, то надо, то не надо - вы определитесь, а то что надо было знакомить с записями в трудовой было написано в 225 пп рф, в действующем приказе 320н такого требования нет
• Никита Костров
  2023-06-20 11:11:54
  просто начальник, чем вам оригинал формы стд р не угодил? в конце концов то что работник получает через госуслуги заверено электронной подписью
• Черепаха Тортилла
  2023-06-21 11:13:34
  просто начальник, Да, копию электронной трудовой книжки можно заверить. Порядок примерно следующий:
  
  1. Сотрудник должен подать заявление на получение выписки из электронной трудовой книжки у предыдущего работодателя.
  
  2. Предыдущий работодатель выдает сотруднику выписку на бумажном носителе с подписью руководителя и печатью организации. Это будет заверенной копией электронной трудовой книжки.
  
  3. Сотрудник предъявляет эту выписку новому работодателю.
  
  Если предыдущий работодатель отказывается выдать такую выписку, сотрудник вправе обратиться в трудовую инспекцию по месту работы.