Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон

Правовые основы

Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Важно исправить запись в трудовой книжке так, чтобы не допустить новых ошибок.

Форма книжки и Порядок их ведения и хранения утверждены приказом Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021. Это нормативный акт, который является основополагающим, и его текст необходимо держать под рукой каждому кадровику. В нем дана вся необходимая информация, как корректно заполнить и каким образом вносить изменения.

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего случаются следующие неточности:

• неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
• неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
• неточное название должности;
• пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ иногда становится причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровикам следует относиться к неточностям предельно внимательно. Всегда следует сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, то ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделами II и III Порядка, утв. приказом Минтруда РФ № 320н, работодатель вправе внести исправления в:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• сведения об образовании;
• наименование профессии или специальности сотрудника;
• информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» — никаких зачеркиваний (п. 12 Порядка, утв. приказом № 320н). Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе (п. 7 Порядка, утв. приказом № 320н).

В остальных случаях исправления вносятся путем признания определенной информации неточной и внесения правильной. Для этого в следующей после неточности графе необходимо указать порядковый номер, текущую дату и написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить. В соседней колонке указать, на основании какого приказа или документа вносится исправление. Новые данные необходимо заверить подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

Образец исправления в трудовой книжке 2024 г.

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, вправе внести исправление в любой раздел книжки. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами следует подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации: справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в этом случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, то он вправе обратиться и к прежнему работодателю. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему обязаны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, то после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Другая ситуация: экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи. В этом случае прежний работодатель следует такому алгоритму, как исправить, если запись в трудовой сделана неверно:

1. Пишет собственное наименование компании после сведений на новом рабочем месте работника.
2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Это означает, что для исправления в трудовой книжке ошибочной записи в дате не предусмотрен специальный способ. Запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, то исправить необходимо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительной. Затем указывает верные данные. Допускается и одной формулировкой исправлять несколько некорректных сведений.

Образец корректировки, если надо аннулировать две последние отметки:

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, то работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные сведения на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные или когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, заполнявшего документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка ФИО работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Поскольку только он точно знает, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, то работник вправе пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. И часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. Такие лишние сведения необходимо убрать. Здесь действуют общие правила, как аннулировать запись в трудовой книжке:

• ответственное лицо признает записи недействительными;
• расписывается;
• затем ставит печать (при ее наличии).

Аналогичным образом следует действовать, если есть неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовую книжку, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, есть возможность заменить дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной (п. 30 Порядка, утв. приказом № 320н).

В самом дубликате неточности исправляются по аналогичным правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, то, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, то это иногда дорого обходится работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», то работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовую книжку признают недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК признают недействительной:

• при первичном заполнении были допущены ошибки;
• из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
• замазан или нечетко виден номер документа;
• внесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
• уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику есть возможность оформить дубликат. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

• Ирина
  2022-01-14 22:24:16
  Если не сложно ответьте на вопрос. В трудовой книжке о прохождении военной службе по контракту неверно указали серию военного билета вместо АС написали АФ.Эта ошибка в будущем может на что-то повлиять и что делать?
• Никита Костров
  2022-01-17 03:35:55
  Ирина, может, реквизиты документа на руках и в документе, этот период могут не зачесть
• Ломова Анна
  2022-03-22 11:10:40
  Ошибки в трудовой особенно чреваты проблемами при обращении за пенсией. Если неправильно сделано исправление в трудовой книжке ошибочной записи в дате, имени, фамилии, то Пенсионный фонд РФ вправе признать недействительной книжку, в которой указаны противоречивые или ошибочные данные. А работодателю грозят штрафы: за ошибки, сделанные впервые, - до 50 тысяч рублей, за повторные – до 70 тысяч (части 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ).
• Наталья
  2022-03-27 20:18:14
  Здравствуйте. К кому обратиться, что исправили ошибки в электронной трудовой книжке, если организации уже нет.
• Ксения
  2022-06-14 10:39:46
  Здравствуйте, если при заполнении записи о смене фамилии неправильно указали организацию, как это правильно исправить
• яна
  2022-08-22 08:01:22
  если в другой республики неправильно в трудовой внесен месяц даты рождения что делать и как нужно исправить
• Никита Костров
  2022-08-22 09:49:48
  Наталья, к правопреемнику, если его нет, в архив за документами, если и там ничего нет, через пфр можно попробовать, если там сведения есть, если вообще ничего нигде нет - только в суд, но там тоже документы нужны...
• Никита Костров
  2022-08-22 10:08:00
  Ксения, признать запись недействительной и внести новую?
• Никита Костров
  2022-08-22 10:10:06
  яна, посмотрите пункт 30 порядка, утвержденного приказом минтруда от 19.05.2021 № 320н
• Софа
  2022-08-25 07:10:43
  Здравствуйте, организация не работающая с круглой печатью, завела трудовую книжку - печати на титульном листе нет. Считается ли это ошибкой или это подходит под исключение?
• Никита Костров
  2022-08-25 09:49:48
  Софа, если нет печати значит ее нет, это не ошибка
• Володя
  2022-09-02 09:45:46
  Добрый день, подскажите пожалуйста, в трудовой книжке плохо прославилась печать об переименовании организации, можно ли дописать от руки не пропечатанные строки/буквы от руки, если исправления будут одинаковы и не будут искажать печать
• Никита Костров
  2022-09-02 12:37:21
  Володя, я бы этого не делал, в пфр и так будут сведения
• Елена Владимировна
  2022-10-12 06:31:56
  Софа, работнику следует выдать справку, что организация не работает с печатью.
• Shepeleva
  2022-11-11 17:45:48
  Добрый вечер! Подскажите, пожалуйста, как исправить запись в трудовой книжке: запись об увольнении внесли, но забыли внести запись о переводе на другую должность?
• Елена
  2022-11-15 10:53:21
  Добрый день! Подскажите пожалуйста, можно ли одной формулировкой исправить три подряд идущие некорректные записи в трудовой книжке?
• Никита Костров
  2022-11-16 14:40:52
  Shepeleva, отмените запись и внесите пропущенную потом опять по увольнению, я бы так сделал
• Никита Костров
  2022-11-16 14:41:30
  Елена, типа записи за номером 12, 13 и 14 считать недействительными? полагаю что да, можно
• Оксана
  2022-11-22 13:53:52
  Добрый день. В трудовой внесла порядковый номер и дату, больше ничего не указала (ни перевода ни номер приказа). Перевода не было, как правильно поправить?
• Самсон
  2022-11-22 14:31:03
  Оксана, признайте запись недействительной
• Елена
  2022-12-02 08:21:56
  Добрый день! В трудовой книжке в сведениях о награждениях поставили номер записи и дату не в той строке (нужно было строкой ниже, т.к. в графе 4 напротив этой записи номер приказа от предыдущей записи). Как исправить?
• Никита Костров
  2022-12-04 11:24:45
  Елена, признайте запись недействительной
• hoh
  2022-12-30 13:27:54
  Добрый день. Трудовую книжку завел работодатель, который после реорганизации в форме преобразования, осуществляет деятельность на сегодняшний день. В строке № 1 (предшественником этого работодателя) внесена запись "аттестат" вместо нужного "Диплом № 235678" в графе основания документа строки № 1 трудовой книжки. Вопрос: можно ли заявить действующему работодателю о признании недействительной записи в части строки № 1, то есть записи в строке № 1 в части только в графе "основания - документ" просить заменить на слово "Диплом № 235678" в трудовой книжке? И ещё можно ли просить сразу суд об этом, если есть к этому работодателю другие исковые требования по не предоставлению справки по Списку № 2, дающей право на досрочную пенсию? Будет ли судом, расценено незаявление работодателю об исправлении неточности в трудовой книжке, как непредъявление досудебного требования об исправлении неточности в трудовой книжке?
• Елена
  2023-01-23 06:25:12
  Добрый день, в трудовой книжке некорректно внесена запись о переименовании организации (штамп поставлен вверх ногами), но запись была внесена без номера, следом за ней уже есть следующая запись (под номером), нужно ли исправлять запись о переименовании и как это сделать, если она без номера?
• Никита Костров
  2023-01-24 17:02:28
  Елена, некорректно не равно неправильно, ну и что что штамп перевернут, читаемый же
• Алёна
  2023-05-19 10:06:46
  Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста. В причине увольнения внесли запись "Пункт 3, Часть 1, Статья 77, Трудовой кодекс Российской Федерации, ЗАЯВЛЕНИЕ" - считается серьезной ошибкой?
• Никита Костров
  2023-05-22 10:36:13
  Алёна, если написали именно так то да, это ошибка, сокращать нельзя, признайте запись недействительной и впишите заново и правильно
• Виктор
  2023-06-18 05:29:15
  Добрый день! При увольнении поставили печать на печать в одном месте. Судя по всему изначально поставили печать другой организации а поверх нее правильную. К тому же теперь плохо видно Ф.И.О. И подпись подписанта.
  Что теперь нужно сделать?
• 2017
  2023-08-16 09:23:50
  Добрый день! В 2017 году было по приказу переименование должности с секретаря на делопроизводителя. В 2020 с вводом ЭТК внесен только приказ о приеме, который был в 2002 году. Сейчас при увольнении указан код ОКЗ 4120. Сотрудник просит внести изменения в ЭТК о том, что в 2017 году должность переименована, т.к. это есть в бумажной трудовой. Надо ли это делать? Если да, то как внести изменения в ЭТК в 2017 год?
• Анна
  2023-09-07 05:54:12
  Добрый день. В трудовой стоит увольнение по собственному желанию. Можно ли переиздать приказ и сделать новую запись в трудовой что уволена по уходу за ребенком до 14 лет.
• Ирина
  2023-10-05 19:59:21
  Здравствуйте! В запись при трудоустройстве дата проставлена напротив названия организации. признавать недействительной запись или продолжить?
• harcyzsk-gorsvet@mail.ru
  2023-10-12 08:05:30
  Здравствуйте. При первичном заполнении трудовой указали неверный год я могу сейчас его исправить чтобы не было вопросов при оформлении пенсии
• Наталья
  2024-03-28 05:59:15
  написала не тот порядковый номер записи и исправила, нужно ли признавать запись недействительной?