Учет расходов на служебные поездки

Организация через подотчетное лицо приобрела единый месячный проездной билет для работника, работа которого носит разъездной характер. Стоимость билета составляет 2 000 руб. Согласно локальному нормативному акту организации о разъездном характере работы, содержащему перечень должностей, работа на которых носит разъездной характер:

• приобретение проездных билетов осуществляется за счет средств организации, их выдача работникам производится не позднее чем за пять рабочих дней до начала следующего месяца;
• по истечении трех рабочих дней месяца, на который проездные билеты приобретались, работники должны их сдать в бухгалтерию.

Условие о том, что работа работника носит разъездной характер, включено в трудовой договор с указанным работником.

В налоговом учете доходы и расходы определяются методом начисления.

Трудовые отношения

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в частности расходы по проезду (ч. 1 ст. 168.1 Трудового кодекса РФ).

Размеры и порядок возмещения таких расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работ должно быть указано в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

В данном случае размеры и порядок возмещения расходов установлены локальным нормативным актом организации, а в трудовом договоре с работником, работа которого носит разъездной характер, есть указание на такой характер работ.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, стоимость приобретенных проездных билетов отражается в составе денежных документов на счете 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы", в сумме фактических затрат на их приобретение.

Порядок отражения в учете операций по выдаче работникам принадлежащих организации денежных документов нормативно не закреплен. Следовательно, организация должна самостоятельно разработать такой порядок и утвердить его как часть своей учетной политики (п. 7 Положения по бухгалтерскому учету , утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н). В данном случае исходим из условия, что выдача проездного билета работнику отражается организацией исходя из сложившейся практики с использованием счета учета расчетов с подотчетными лицами.

Расходы, связанные с исполнением обязательств, возникающих у организации в рамках трудовых отношений с работниками при исполнении работниками трудовых обязанностей, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету , утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Указанные расходы признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99). В рассматриваемом случае стоимость приобретенного для работника проездного билета включается в состав расходов в отчетном периоде, в котором истек срок действия билета.

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов и приведены ниже в таблице проводок .

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

В данном случае приобретение для работника проездного билета непосредственно связано с выполнением работником своих трудовых функций, при этом разъездной характер работ работника закреплен в локальном акте организации. Следовательно, по нашему мнению, стоимость выдаваемого работнику проездного билета НДФЛ не облагается.

Заметим, что существует позиция, согласно которой оплата проездных билетов не подпадает под действие п. 3 ст. 217 НК РФ и подлежит обложению НДФЛ. Дополнительно о налогообложении НДФЛ стоимости проездных билетов для сотрудников, работа которых носит разъездной характер, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.

В данной консультации исходим из того, что организация, оценив риски, приняла решение не удерживать НДФЛ со стоимости проездного билета.

Страховые взносы

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

В связи с тем что оплата расходов по проезду непосредственно связана с выполнением работником своих трудовых обязанностей и разъездной характер работ закреплен в локальном акте организации, стоимость выдаваемого работнику проездного билета не облагается страховыми взносами (Письмо ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П) .

Налог на прибыль организаций

Глава 25 НК РФ не содержит специальной нормы по учету в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с приобретением для работника проездного билета при выполнении им работы разъездного характера.

Стоимость проездных билетов, приобретаемых для работников с разъездным характером работы, может быть учтена в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии соответствия произведенных затрат условиям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

В данном случае указанные условия выполняются, поскольку размеры и порядок возмещения расходов установлены локальным нормативным актом организации, а в трудовых договорах с работниками, работа которых носит разъездной характер, есть указание на соответствующий характер работ.

На возможность учета расходов в виде компенсации работникам расходов, связанных с разъездным характером их работы, в соответствии с пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ указано в Письмах Минфина России от 15.09.2014 N 03-03-06/4/46131, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211. Считаем, что расходы в виде стоимости приобретаемых для работников, имеющих разъездной характер работ, проездных билетов могут учитываться для целей налогообложения прибыли в аналогичном порядке .

Особого порядка определения даты признания расходов в виде стоимости приобретенного работнику проездного билета ст. 272 НК РФ не установлено. По общему правилу расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 1 ст. 272 НК РФ). В данном случае стоимость приобретенного для работника проездного билета признается расходом в отчетном (налоговом) периоде, в котором истек срок действия билета.

В данной консультации не рассматриваются операции по выдаче в подотчет денежных средств для приобретения проездного билета и соответствующие записи на счетах бухгалтерского учета не приводятся.

Приведенные в Письме ФСС РФ разъяснения основаны на нормах Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ), который не действует с 01.01.2017. Полагаем, что эти разъяснения применимы и в отношении страховых взносов, уплачиваемых в соответствии с гл. 34 НК РФ, поскольку норма пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ по сути аналогична положениям пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ.

Существуют разъяснения Минфина России, в соответствии с которыми затраты на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда на основании п. 3 ч. 2 ст. 255 НК РФ при условии соблюдения критериев п. 1 ст. 252 НК РФ. Их размер и порядок включения организация предусматривает в содержащих нормы трудового права локальных актах (см., например, п. 2 Письма от 15.02.2017 N 03-04-06/8562).

В связи с этим организация вправе самостоятельно определить, к какой именно группе она отнесет указанные расходы (п. 4 ст. 252 НК РФ). В данном случае исходим из предположения, что организация признает затраты на приобретение проездных билетов в качестве прочих расходов.