Все сотрудники, работающие в организации или нанятые частным предпринимателем, должны быть оформлены согласно законодательству.
Это подразумевает под собой несколько моментов:
- оформление трудового договора;
- издание приказа о приеме на работу;
- внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;
- подготовка других кадровых документов.
Разберем эти пункты.
Порядок заключения трудового договора
Трудовой договор подписывается с новым сотрудником сразу же после выхода его на место работы. Закон дает кадровику 3 дня на оформление этого документа.
Другой вариант, допустимый в России, — заключить трудовой договор заранее, но в тексте документа указать дату начала работы. То есть ситуация, когда дата подписания договора (дата, когда он подписан сторонами) и дата выхода на работу различны, — абсолютно нормальная.
Неправомерно оформлять контракт с работником без опыта намного позже, чем он начал трудиться на благо компании (например, через месяц). Это касается, в том числе, периодов стажировки и испытательного срока. И то, и другое не может стать причиной отсутствия договора с сотрудником. Законом предусмотрено, что порядок заключения трудового договора един для всех случаев приема на работу, и никакие периоды не могут быть из него исключены.
Важно! Трудовой договор всегда: письменный, с подписями сторон и, при наличии, с печатью работодателя.
Приказ о приеме на работу
Среди форм кадровых документов имеется бланк приказа о приеме на работу нового сотрудника. Его номер — Т-1. В приказе обязательно содержится вся ключевая информация о сотруднике - имя, должность, отдел будущей работы, оклад или ставка, срок испытания (если он предполагается).
Важно! Сотрудника нужно ознакомить с приказом о приеме на работу под роспись.
Трудовая книжка
Новый сотрудник обычно приносит трудовую книжку с собой. По крайней мере, этого требует статья 65 ТК РФ, устанавливающая перечень документов, которые кадровик может потребовать.
Но если устраивается молодой специалист, у которого трудовая книжка отсутствует, то оформить ее обязана организация. Это, кстати, касается и СНИЛС. При этом заставить работника приобрести трудовую книжку за свой счет и принести ее в кадровую службу, работодатель не имеет права.
После оформления приказа о приеме на работу кадровый сотрудник должен внести соответствующую запись в трудовую книжку. Здесь есть свои правила и требования:
- Заполнять трудовую книжку разрешается только синими или черными чернилами. Никаких карандашей, красной пасты или нетрадиционных письменных принадлежностей.
- В записи нельзя сокращать слова.
- В трудовой книжке печать ставить не надо.
В остальном — все просто: в нужных графах указываются наименование компании/ИП, сведения из приказа о приеме на работу, дата первого рабочего дня и должность. Все записи в трудовой книжке нумеруются, и пропуск строк недопустим.
Другие кадровые документы
Личная карточка работника (форма номер Т-2) - бумажный или электронный документ. Заполнять ее удобно с помощью специальной программы кадрового учета, а потом распечатывать окончательный вариант. Причем, распечатывать документ надо обязательно, ведь, он содержит, в том числе, подпись работника.
Лицевой счет (форма номер Т-54) — документ, где отражаются все финансовые взаимоотношения с сотрудником: сведения о зарплате, отпускных, рабочем времени и так далее. Этот документ ежемесячно пополняется и обновляется. Как правило, его также распечатывают из специальной программы бухгалтерского или кадрового учета.
Налоговый регистр по НДФЛ — форма, где ведется учет подоходного налога каждого сотрудника. Что и когда выплачено, каков размер перечисленного налога, сроки перечисления в бюджет — вся эта информация вносится в этот самый налоговый регистр.
Подготовив и оформив все перечисленные документы, кадровик может быть уверен, что полностью выполнил требования в области трудового законодательства. Теперь по кадровому учету у проверяющих не возникнет ни одного вопроса.
