Эти документы делятся на два вида – входящие и исходящие. Первые – это те, которые вы получили от своих поставщиков вместе с купленным у них товаром или услугами. Вторые – те, которые вы выдали своим покупателям вместе с тем же товаром или услугами, которые вы им (пере-)продали. При общей (основной) системе налогообложения, то есть, когда вы работаете с НДС, в обоих случаях этими документами будут: счета-фактуры, накладные и (или – в случае оказания услуг) акты.
В малом бизнесе обмен документами чаще всего происходит на бумажном носителе. Так большинству предпринимателей удобнее и привычнее. Но для бухгалтера работа с бумагой весьма затратное по времени дело. Поэтому если вы хотите по-настоящему оптимизировать взаимодействие со своим бухгалтером и, соответственно, сэкономить на его услугах, бумага для вас не самый выгодный вариант. Гораздо выгоднее вам будет работать с электронными версиями тех же документов.
Притом что полноценный электронный документооборот (требующий наличия электронно-цифровой подписи) в малом бизнесе у нас только начинает внедряться, и не каждый предприниматель пока готов на него переключиться, для обмена документами с бухгалтером вполне подойдут либо скан-версии либо файлы любого офисного приложения, установленного у вас на компьютере. Последнее, разумеется, более предпочтительно, так как это снижает вероятность ошибок при переносе данных программу бухгалтерского учета.
Исключить такие ошибки полностью можно, установив себе на компьютер бухгалтерскую программу (например 1С: Бухгалтерия). В этом случае обмен документами может свестись к пересылке лишь одного файла с базой данных, который ваш бухгалтер сумеет открыть в собственной программе 1С. Другой вариант: документы можно присылать отдельными файлами в «родном» формате бухгалтерской программы (в 1С это формат .mxl). При этом методе, правда, вам придется научиться работать в среде 1С, что займет некоторое время и возможно будет стоить денег, если вы решите пройти курс обучения. И то и другое, впрочем, с лихвой окупится в течение первого же года работы с внештатным бухгалтером, так как объем его работы по обработке ваших документов будет минимальным.
Прежде чем определиться с выбором бухгалтерской программы, в которой вы будете работать, выясните, в какой программе работает ваш бухгалтер. Скорее всего это будет один из программных продуктов 1С, но возможны и другие варианты.
Другой фактор, влияющий на стоимость услуг – это количество видов деятельности, которые ведет ваш бизнес. То, что их может быть несколько очевидно далеко не для всех предпринимателей. Например, если вы занимаетесь ремонтом компьютеров, у вас скорее всего будет именно два вида деятельности, а не один: торговля комплектующими и оказание услуг по их установке. В этом случае вашему бухгалтеру придется вести раздельный учет, что потребует от него дополнительных затрат времени, которые отразятся и на стоимости услуг.
Существенную роль при определении цены на бухгалтерское обслуживание играет также количество оформленных работников у вас в штате. Иногда, например, когда большинство сотрудников женщины, имеющие детей, этот фактор может быть даже определяющим. Расчет больничных и получение возмещений страховых сумм от фонда социального страхования дело также затратное по времени – часто гораздо более затратное, чем расчет налогов. Тем не менее и здесь есть возможность сэкономить на работе бухгалтера, если взять доставку документов в ФСС на себя.
Аналогичная ситуация по временным затратам и с отчислениями в Пенсионный фонд. Суммы там проходят чаще всего незначительные, но любая ошибка предпринимателя (например, не вовремя перечисленные взносы) может повлечь за собой переписку с ПФР длинной в месяц. Кроме того при электронном обмене данными с этой организацией случаются ошибки, устранять которые приходится либо в телефонных переговорах либо лично с инспектором.
Вышеперечисленное – лишь часть того, чем руководствуется бухгалтер при определении стоимости обслуживания. Есть и другие факторы, зависящие от конкретной специфики вашего бизнеса, например различные «нетрадиционные» сделки, выходящие за рамки вашего основного вида деятельности. Внештатному бухгалтеру предвидеть их заранее невозможно. Да и не его это обязанность. Формат удаленного обслуживания не предполагает такого предвидения. Поэтому о любом отклонении от вашей стандартной (прописанной в договоре) деятельности бухгалтера следует ставить в известность своевременно, а не в разгар отчетного периода. Так у вас будет шанс не только получить квалифицированное мнение, но сделать это по тарифу эконом-класса, не переплачивая за срочность.
