Страхователи сетовали на то, что инспектор работает слишком медленно, и что они теряют в ожидании свое время. На эти сетования замначальника во-первых, сказала, что если страхователи умеют работать быстрее, чем инспектор, то в Пенсионном фонде для них найдутся вакансии. А во-вторых, уже серьезно, она порекомендовала им подключиться к электронной отчетности, добавив, что это навсегда избавит их от головной боли в связи с подачей сведений в ее ведомство. Первое предложение может и было шуткой, но на мой взгляд и во втором доля правды также была весьма относительной.
В целом, спору нет, идея подачи отчетности по электронным каналам связи замечательна. Составляешь все декларации у себя на компьютере, сохраняешь их в виде файлов для отправки в налоговую или ПФР, нажимаешь в специальной программе на кнопку «Отправить», и ты чист перед государством. Но это в идеале. На практике, чтобы отправка состоялась и что важно, была принята, нужно не только знать, что делаешь ты сам, как бухгалтер, но также что делают – и не делают – другие участники процесса электронного обмена документами.
А делают они следующее. Поставщик услуги (оператор спецсвязи) изготавливает для вас ключ электронно-цифровой подписи. В некоторых случаях, кстати, например, если вы ИП с работниками, для ПФР таких ключей вам может потребоваться два. Стоимость ключа невелика, и хотя чтобы получить его, вам придется предоставить оператору документы, как будто вы в разведку работать идете, это еще терпимо. Дальше вам нужно будет настроить программу отправки отчетности. У разных операторов такие программы свои и путанность интерфейса у них тоже разная. Но если вы дружите с компьютером, настройка не должна быть особо сложной. Если же не дружите, вам придется вызывать технаря и платить ему деньги.
В большинстве случаев правильно настроенная программа работает нормально. Проблема в том, что время от времени ее настройки могут сбиваться. Причиной может быть что угодно – от «кривого» обновления до перепада напряжения в сети. Если вы пользуетесь программой регулярно, о сбое вы узнаете сразу. Если нет – только к следующей отчетности, когда появятся еще несколько обновлений, которые неизвестно как встанут на ваш компьютер. Другой вариант оповещения – если вам придет уведомление из налоговой или ПФР, что ваш отчет не прошел.
Выяснять, почему не прошел отчет, даже если у вас есть подтверждение о его отправке – что не редкость – это дело, которое может быть простым или нет в зависимости от вашей ситуации. Начнете вы с техподдержки оператора. Сотрудники таких служб, как правило, грамотные и терпеливые ребята. Но и они далеко не всегда могут решить вашу проблему слету. Часто они обещают вам разобраться и перезвонить. Из моего опыта, таких звонков можно ждать долго – дни. Конечно, не получив ответа, вы будете звонить еще и еще раз. Если потребуется, вы будете ругаться. Не исключено, что это поможет.
Но если не поможет, и вам скажут, что по их данным отчет ушел, вы должны будете сами связываться с адресатом. Дозвониться сотруднику, сидящему на приеме отчетов, что в налоговой, что в ПФР особенно в отчетный период – вот где настоящая сложность. Не менее сложно также понять, что именно он от вас хочет, когда задает те или иные вопросы по технической стороне отправки. Для него это рутина, а для вас, если нет опыта – китайская грамота. Опять же, она не так сложна, но чтобы ее выучить, нужно ее учить. Есть ли у вас желание это делать, вы должны решить сами.
Кроме того у текущей отчетности есть такая особенность – она обязательно должна стыковаться с предыдущей. Просто висеть в воздухе она не может. То есть, если у вас в этом квартале цифры, что называется, не пошли, вам придется искать причины этого в предыдущих периодах – квартале, полугодии, а то и годе. С пенсионными сведениями такие нестыковки могут выползти не только по вашей вине (из-за неправильно сделанных расчетов), но и по вине сотрудника ПФР, допустившего ошибку при занесении ваших данных в свою базу. При этом исправить ее одним звонком у вас не получится. Вам обязательно надо будет приехать в ваш филиал и подать соответствующее заявление. Если вам это кажется бредом, то вы не одиноки.
Непросто вам будет, если вы решите переехать из одного района города в другой. Казалось бы, какая разница, электронно-цифровая подпись у вас остается прежней? Но для налоговой, ПФР и Фонда социального страхования после переезда вы становитесь другим клиентом, так как подавать отчетность вы теперь должны в филиалы по новому району. Решить это телефонным звонком также не получится. Придется ездить, подавать заявления, забирать их, отвозить и т. д. В общем без потерь времени не обойдется.
Чье это будет время – ваше или вашего бухгалтера, это вопрос другой. И его вам имеет смысл решить еще до того, как вы подключитесь к электронной отчетности.
PS. К вопросу о связи с сотрудниками Пенсионного фонда. Когда эта заметка была опубликована, в мой почтовый ящик в программе по отправке отчетности в ПФР пришло письмо следующего содержания:
Добрый день.
Уважаемые бухгалтера, огромная просьба Всем , НЕ звоните по вопросам : Я отправила давно, а протокола – нет! Главное чтобы у Вас была квитанция о доставке, все сведения регистрируются по дате Вашей отправки.
Спасибо за понимание!!!!
Притом что само по себе такое разъяснение от сотрудника ПФР факт приятный, но нужно помнить, что оно действует только в пределах данного филиала. В других филиалах ситуация может быть другой.
Вот что на этот счет пишет газета "Учет.Налоги.Право":
"...в законе № 212-ФЗ не сказано, когда считаются поданными электронный расчет РСВ-1 и индивидуальные сведения. Сначала специалисты ПФР заявляли, что дата подачи – это день направления компании положительного протокола. После фонд решил, что это день отправки файлов. Но единого мнения нет до сих пор."
Полностью прочитать статью можно здесь.
212-ФЗ
