Статья 314 НК РФ. Аналитические регистры налогового учета

Аналитические регистры налогового учета - сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями настоящей главы, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета.
Данные налогового учета - данные, которые учитываются в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения.
Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения (в том числе операций, результаты которых учитываются в нескольких отчетных периодах либо переносятся на ряд лет).
При этом аналитический учет данных налогового учета должен быть так организован налогоплательщиком, чтобы он раскрывал порядок формирования налоговой базы.
(в ред. Федерального закона от 29.05.2002 N 57-ФЗ)
Аналитические регистры налогового учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, аналитических данных налогового учета для отражения в расчете налоговой базы.
Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронной форме и (или) любых машинных носителях.
(в ред. Федерального закона от 29.06.2012 N 97-ФЗ)
При этом формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налогоплательщиком самостоятельно и устанавливаются приложениями к учетной политике организации для целей налогообложения.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах налогового учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров налогового учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
Исправление ошибки в регистре налогового учета должно быть обосновано и подтверждено подписью ответственного лица, внесшего исправление, с указанием даты и обоснованием внесенного исправления.
(в ред. Федерального закона от 29.05.2002 N 57-ФЗ)

Могут ли фирму оштрафовать за то, что она неверно ведёт налоговые регистры по налогу на прибыль?

По правилам, установленным Налоговым кодексом, плательщики налогов и налоговые агенты (в основном это работодатели, отчисляющие налоги за своих работников - физ. лиц) обязаны вести налоговый учёт. Учёту подлежат все операции, производимые организациями, которые могут влиять на их налоговые обязанности. При необходимости плательщики налога ведут учёт своих доходов и расходов (такая необходимость зависит от режима налогообложения, который использует та или иная фирма). Так что же такое налоговый регистр? И все ли организации обязаны его вести? Регистр - это свод систематизированных данных по налогам фирмы, которые группируются согласно правилам и требованиям гл. 25 НК РФ - такое определение даёт ст 314 НК РФ. Несмотря на то, что налоговый регистр - это элемент учёта, вести такие сводные документы обязаны не все фирмы и предприятия. Регистры ведут только фирмы, отчисляющие налог на прибыль, и налоговые агенты, уплачивающие НДФЛ за сотрудников. Правило о том, что заполнять налоговые регистры должны только плательщики налога на прибыль зафиксировано в кодексе не чётко. А потому, налоговые службы часто требуют такие регистры от тех предприятий и фирм, которые налог с прибыли вовсе не платят. Опираются они при этом на ст 23 НК РФ, по которой всё плательщики ведут учёт доходов, расходов и налогооблагаемых объектов. Эту норму налоговые инспекторы используют в своих интересах, но и организация (не отчисляющая налог на прибыль) может повернуть формулировку указанной статьи в свою пользу. П 1 ст 23 НК РФ содержит оговорку о том, что этот подробный налоговый учёт ведётся только в предписанных НК РФ случаях. А кодекс обязывает вести регистры лишь плательщиков налога на прибыль в ст 314 НК РФ. Итак, если фирма - не отчисляет налога на прибыль, а применяет какой-либо из специальных налоговых режимов, то платить штраф за отсутствие или неверное ведение регистров она не должна, потому что вообще не обязана их заводить. Таким фирмам следует озаботиться только ведением регистров при отчислении НДФЛ за сотрудников. Но что грозит предприятию, отчисляющему налог на прибыль, за неверное заполнение или отсутствие налоговых регистров? Как выглядят эти регистры, и что они в себя включают? Ответственность за отсутствие регистров или ошибки в них предусматривается в ст 120 НК РФ. Эта статья устанавливает штрафы за грубое нарушение правил и порядка налогового учёта. Штрафы разные - от 10 000 до 40 000 руб., в зависимости от длительности периода нарушения и от последствий, к которым нарушения привели. При этом грубым нарушением, влекущим штраф, признаётся отсутствие первичной документации, счётов-фактур, налоговых регистров, а также повторяющееся более двух раз подряд неполное отражение в этих документах и регистрах данных по хозяйственным операциям. То есть оштрафовать фирму могут как за отсутствие регистров, так и за систематические ошибки, допущенные при их ведении. Подробных правил о том, что из себя представляют налоговые регистры по налогу на прибыль НК РФ не устанавливает. Но есть обязательные реквизиты, которые они должны включать. Эти реквизиты прописаны в ст 313 НК РФ:

  • наименование;
  • дата или период составления;
  • название хоз. операции и её денежное (натур.) выражение;
  • подпись и расшифровка подписи ответственного лица.
Итак, обязательных требований к налоговым регистрам в НК РФ не так много. Причём, если все указанные сведения есть в первичных бухгалтерских документах, то их вполне можно использовать вместо регистров. А если сведений в первичной документации не хватает, то достаточно будет их дополнить недостающими данными, чтобы получился необходимый регистр. Оформлять регистры можно как в бумажном, так и в электронном виде. Итак, оштрафовать фирму за неправильное ведение регистров по налогу на прибыль налоговая инспекция может только при обнаружении грубых и повторяющихся более чем 2 раза нарушений в их заполнении. Важно помнить, что по НК РФ обязательных требований к налоговым регистрам и их заполнению не много. Зачастую налоговые инспекторы пытаются применить штраф неправомерно. Например, при отсутствии в регистре сведений, которых по закону там быть и не должно.