График отпусков (форма Т-7)

График отпусков — это план, которым определен порядок предоставления отпусков работникам организации. Это обязательный документ, он должен составляться для каждой организации на каждый календарный год. Норма об этом содержится в статье 123 Трудового кодекса России.

График отпусков

График отпусков — это план, определяющий порядок предоставления отпусков работникам предприятия. Это обязательный документ, он должен составляться для каждой организации на каждый год. Норма об этом содержится в статье 123 Трудового кодекса России.

Кто обязан составлять график отпусков?

График отпусков должны формировать ежегодно все юридические лица любой сферы деятельности и численности персонала.

Индивидуальные предприниматели от этого освобождены.

Не стоит относиться к графику отпусков, как к формальности. Он может стать хорошим и правильным инструментом для кадровиков и бухгалтеров, ведь он позволяет:

  • методично планировать работу по оформлению как самих отпусков работников, так и соответствующих выплатам им

  • контролировать «отпускную загрузку» предприятия и вовремя перераспределять функции между персоналом

  • планомерно искать временных работников, чтобы работа отпускников не простаивала

График отпусков должны по закону исполнять обе стороны — и работодателем, и сотрудники. Но никто не мешает им договариваться о переносах каникул, если возражений у другой стороны не возникает.

Когда составлять график?

Здесь все четно. Норма жестко установлена статьей 123 ТК РФ. Документ должен быть составлен и утвержден руководителем за две недели до конца декабря.

Форма графика отпусков

Составлять график нужно по унифицированной форме Т-7, она выпущена Госкомстатом еще в 2004 году, в составе целого альбома форм кадровых документов. Скачать ее можно по ссылке чуть ниже на этой странице.

Что указывать в графике отпусков?

В графике должны быть записи обо всех планируемых оплачиваемых отпусках всех сотрудников, в том числе дополнительных и перенесенных с прошлых лет. Отпуска за свой счет туда вносить не нужно.

Можно, но не обязательно, добавить туда и отпуска совместителей, но это решение остается за работодателем.

Рассмотрим форму графика отпусков в деталях:

Шапка содержит: название организации, номер документа, дата его составления, дата утверждения и подпись руководителя. Также в шапке делается обязательная отметка о том, что при составлении графика учтено мнение профсоюза (если он в организации имеется).

Основная таблица содержит графы:

  • 1 - название структурного подразделения (отдел, департамент, цех)

  • 2 - должность человека по штатному расписанию.

  • 3 — фамилия, имя и отчество сотрудника

  • 4 - табельный номер сотрудника. Эти номера есть не во всех организациях. Если у вас их нет, оставьте эту графу пустой

  • 5 - количество дней запланированного отпуска (напомним, отпуск считается в календарных днях)

  • 6 - запланированная дата отпуска

  • 7 — фактическая дата отпуска

  • 8 и 9 — данные о переносе отпуска. Указывается дата переноса и основание для этого. Перенос может случиться, если человек в отпуске заболел или был срочно вызван на работу (закон такие варианты предусматривает).

  • 10 — примечание

Графы 8 и 9 при начальном оформлении документа, естественно, остаются пустыми. Они должны быть заполнены уже по факту.

Как и когда вносить изменения в график отпусков?

Изменения бывают, если:

  • Отпуск человека перенесен по болезни или в случае срочного вызова на работу.

  • В течение года в штат приняты новые люди, данные о которых в графике на момент его составления отсутствовали.

В первом случае все просто — заполняем графы 8 и 9.

Во втором случае ситуация сложнее. Порядок внесения их в график ничем не установлен. Поэтому чаще всего на практике либо таких работников в график не вносят вообще, либо оформляют приложение к графику по той же самой форме Т-7.

Форма графика отпусков

График отпусков (форма Т-7) (скачать в формате XLS)


График отпусков (форма Т-7) (скачать в формате Word)


Штраф за отсутствие графика отпусков или ошибки в нем

График отпуском в организации быть обязан. Его нередко проверяют трудовые инспекторы.

Ответственность за его отсутствие или неправильное ведение установлена статьей 5.27 КоАП РФ:

  • 1000 — 5000 — на должностных лиц

  • 30 000 — 50 000 — на организацию