Приходный кассовый ордер — это документ кассовой дисциплины в организации (или у индивидуального предпринимателя). Он оформляется в каждом случае, когда организация принимает наличные деньги от другого лица, в том числе от собственного работника. Приходные ордера — это обязательный документ, за его отсутствие предусмотрены немаленькие штрафы.
Какую наличку может принимать организация?
- Оплата товаров или услуг от клиентов.
- Возврат денег сотрудником, выданных ему, например, для покупки канцтоваров в магазине.
- Выплаты по займам и ссудам сотрудниками.
- Взносы учредителей.
- И другие случаи.
Как и когда оформлять приходный ордер?
Чтобы оформить приходный ордер, необходимо совершить прием наличных денег. Это обычно делает кассовый работник. Когда он получает деньги, в первую очередь он должен их пересчитать и сверить с суммой, которая должна быть сдана в кассу. После этого он и оформляет приходный ордер. Бланк приходного ордера состоит из двух частей — собственно ордера и квитанции к нему. Кассир должен заполнить обе части. Левую (сам ордер) он оставляет себе, это часть отчета кассира за день. Правую часть (квитанцию) он выдает на руки человеку, от которого принял деньги. Приходный ордер можно заполнять вручную или на компьютере. Заполнять вручную, конечно, дольше. В этом случае нужно купить или распечатать пустые бланки приходного ордера в большом количестве. Пронумеровать их можно заранее, а все остальные поля нужно заполнять по мере оформления. Заполнять на компьютере — проще и быстрее. Это можно делать в распространенных форматах MS Word или MS Excel, скачав актуальный бланк ордера (сделать это можно ниже на этой странице). Но удобнее всего использовать возможности учетных программ — все основные программы для бухгалтера обязательно имеют в своем составе бланки приходных и расходных ордеров.
Как заполнять бланк приходного ордера?
Заполнять нужно следующие поля:
-
Номер документа
Нумерацию приходных ордеров ведут с начала года, она должна быть сквозная.
-
Дата документа
Указываем дату получения наличных денег.
-
Дебет
Ставим код 50 (Счет «Касса»). Это актуально только для юрлиц. ИП не ведут бухгалтерский учет и поле «Дебет» оставляют незаполненым.
-
Код структурного подразделения
Это поле заполняет только филиал. Для организации без обособленных подразделений это не нужно.
-
Корреспондирующий счет
Здесь необходимо указать номер счета, соответствующий источнику поступления денег в кассу. ИП это поле также не заполняют.
-
Код аналитического учета
Если организация ведет аналитический учет, здесь можно проставить соответствующее значение.
-
Сумма
Отражаем в рублях и копейках сумму полученных денег.
-
Код целевого поступления
Это поле используют только некоммерческие организации и заполняют его только для так называемых целевых поступлений (например, таковыми являются в ТСЖ взносы членов ТСЖ за текущий ремонт дома, или спонсорская помощь)
-
Принято от
Указываем название организации-плательщика или ФИО физического лица, от которого приняли деньги.
-
Основание
Указываем своими словами, за что заплачены принятые деньги. Заполнение этого поля не регламентировано жестко, так что можно писать то, что будет понятно бухгалтеру, например: Оплата за ремонт дверного косяка или Оплата за 2 пачки бумаги для принтера.
-
Сумма
Ставим сумму оплаты.
-
В том числе
Если выделяется НДС, его сумма и ставка указываются именно в этом поле.
-
Приложение
Это необязательное поле в бланке приходного ордера. Его можно заполнять, если известны реквизиты документа, согласно которого производится оплата наличными (например, номер и дата договора).
На бланке приходного ордера ставятся подписи кассира и главного бухгалтера организации. Бланк приходного ордера (форма КО-1) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Этим же документом установлены правила его заполнения. Еще один важный документ - Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, в нем рассмотрены правила ведения кассовых операций в целом. В частности, в нем регулируются и вопросы оформления кассовых ордеров.
Бланк приходного ордера (форма КО-1)
Бланк приходного ордера (форма КО-1) (скачать в формате XLS)
Бланк приходного ордера (форма КО-1) (скачать в формате Word)
Штрафы за неправильное ведение приходного кассового ордера
Неправильное ведение кассовых ордеров считается нарушением порядка работы с кассовыми операциями. За это могут быть наложены штрафы (согласно КоАП РФ):
- на организацию в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
- на ее руководителя в размере от 4000 до 5000 руб.
