"Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами"

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

НОРМЫ

ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ И УСЛУГИ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ

ГОСУДАРСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ

Нормы времени рекомендованы для применения в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения и по личному составу. По отдельным позициям они могут быть использованы в архивах, хранящих научно-техническую документацию, кинофотофонодокументы, а также в муниципальных архивах, с учетом законов субъектов Российской Федерации.

Основные положения

Нормы времени на работы и услуги рассчитаны на применение в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения и по личному составу. По отдельным позициям они могут быть использованы в деятельности архивов, хранящих научно-техническую документацию, кинофотофонодокументы, а также в муниципальных архивах с учетом законов субъектов Российской Федерации.

Нормы времени необходимы для определения трудоемкости работ при планировании деятельности архива, его структурных подразделений и конкретных исполнителей, для расчета и обоснования необходимой численности основного персонала, анализа фактических затрат рабочего времени при составлении отчетов структурных подразделений.

Разработка данного нормативного сборника необходима <1> в связи с установлением 40-часовой рабочей недели (Закон Российской Федерации от 25.09.1992 N 3543-1), принятием российского архивного законодательства, появлением новых архивных работ и услуг, с изменениями технологии и содержания работ, введением новых отраслевых нормативных и методических разработок, обеспечивающих организацию деятельности архивов.

--------------------------------

<1> Действующие "Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах" (М., 1988) не соответствуют трудовому и архивному законодательству, отраслевым и методическим разработкам, не отражают весь комплекс работ, осуществляемых в архивах.

Правовая и методическая основа пересмотра и уточнения нормативов по труду (норм времени, норм выработки) заложена в следующих нормативных правовых документах: Трудовой кодекс Российской Федерации, раздел 6 "Оплата и нормирование труда", глава 22 "Нормирование труда", ст. 160 "Нормы труда" и ст. 161 "Разработка и утверждение типовых норм труда"; Постановление Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 г. N 804 "О правилах разработки и утверждения типовых норм труда"; совместное Постановление Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. N 226/П-6 "Об утверждении Положения об организации нормирования труда в народном хозяйстве" (с изменениями на 15 августа 1989 г.); Положение об организации нормирования труда в учреждениях Государственной архивной службы СССР (утверждено Приказом Главного архивного управления при СМ СССР от 4 сентября 1989 г. N 57); Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (М., 2002).

Нормы разработаны применительно к усредненному технологическому процессу на типовые работы и услуги с учетом рациональной организации труда и использования необходимых средств и предметов труда. С увеличением сложности работы, внесением новых элементов в процесс ее выполнения, с появлением новых работ, услуг архивы разрабатывают местные (собственные) нормы на основе хронометражных наблюдений и самофотографии рабочего времени. Местные нормы могут быть более детализированными, учитывать опыт и уровень квалификации исполнителей, сложность работы, условия хранения документов и другие факторы, влияющие на количественные показатели норм. В результате в отдельных случаях они могут быть ниже или выше норм, рекомендуемых в настоящем сборнике.

Основой разработки норм времени на работы и услуги являются: результаты анализа нормативных сборников (местных норм) и анкетных данных о состоянии нормирования работ, полученные из федеральных архивов и государственных архивов субъектов Российской Федерации, данные о технологии, содержании работ (услуг) и затратах времени на них, полученные проведением хронометражных наблюдений и самофотографии рабочего времени в федеральных архивах и государственных архивах субъектов Российской Федерации.

Количественные выражения норм времени и выработки получены путем расчета средних гармонических величин на основе местных норм, хронометражных наблюдений и самофотографии рабочего времени.

Для унификации содержания и процесса конкретного вида работы, услуги использовались Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации.

Нормы установлены на рабочий день продолжительностью 8 часов при 40-часовой рабочей неделе.

Нормы разработаны на работы с документами 18 - 20 веков. Работы с документами более ранних периодов не включены в данный нормативный сборник, так как не подлежат типизации и нормы на их выполнение должны разрабатываться архивами, хранящими эти документы.

При работе с документами в архивохранилищах (проверка наличия, выдача или размещение дел, обеспыливание документов и др.) допускается снижение норм выработки на 15 - 20% при высоте потолков более 2,5 метров, двухъярусном и трехъярусном хранении документов, при условии работы в неприспособленных архивохранилищах. Кроме того, на эти же работы с документами, хранящимися в связках, норма может быть уменьшена на 10%.

Для работ, трудоемкость которых зависит от исторического периода или характера документов, установлены дифференцированные нормы, например, для документов досоветского, советского и постсоветского периодов, управленческой документации, картографических документов, документов личного происхождения и т.д.

Работы и количественные показатели их результатов даны в "Нормативной части" по основным направлениям деятельности государственных архивов.

В "Нормативной части" приведены наименования и содержание выполняемых работ, услуг и установленные на них количественные показатели норм времени или выработки.

Нормы учитывают время на подготовительно-заключительные, вспомогательные работы и организацию обслуживания рабочего места.

Подготовительно-заключительная работа - это время, используемое на подготовку к выполнению задания, или действия, связанные с его окончанием.

Вспомогательная работа - это время, затрачиваемое на действия, обеспечивающие выполнение основной работы.

Время обслуживания рабочего места включает организацию рабочего места и уход за ним.

С учетом специфики деятельности и условий труда работников архивов в нормах учтено время на отдых и личные надобности в размере не менее 30 минут в течение рабочего дня (без учета времени на регламентированные перерывы).

Нормы времени установлены в днях на принятую единицу измерения объема работы. Нормы выработки даны в единицах объема работ, производимых в течение 8-часового рабочего дня. На отдельные архивные работы указаны и нормы выработки, и нормы времени (в минутах).

Нормы времени на работы, выполняемые специалистами или операторами с применением ПЭВМ (раздел 6) даны в минутах. Время работы на компьютерах составляет 4 часа на одного работника в рабочий день. При этом имеется в виду, что оставшиеся 4 часа рабочего дня специалист или оператор выполняют обязанности в соответствии со своей должностной инструкцией.

В предлагаемых нормах приняты основные единицы измерения: единица хранения, документ, печатный лист, машинописный лист, лист, карточка, карта, микрофильм, микрофиша, коробка, связка, бюкс, ролик и т.д.

Под единицей хранения управленческой документации понимается дело на бумажной основе в объеме 150 листов размером 210 x 297 мм (формат A4), для документов личного происхождения - 50 листов того же формата (Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти/ЦБНТ. М., 2002. С. 3 - 4).

За единицу измерения объема работы - коробка (связка) - принимается коробка (связка), вмещающая 10 единиц хранения (там же, С. 4).

За единицу измерения объема работы - лист - принимается единица листажа архивного дела (текст с одной стороны листа).

За единицу измерения объема работы - машинописный лист - принимается машинописный текстовой оригинал размером 210 x 297 мм (формат A4), напечатанный через два интервала на пишущей машинке на одной стороне листа с числом строк в полной странице 29 +/- 1 и с количеством печатных знаков в каждой строке 60 +/- 2 (Мильчин А.Э. Издательский словарь-справочник. М.: Юрист, 1998. С. 207).

За единицу измерения объема работы - авторский лист - принимается материал, содержащий 40000 печатных знаков текста. Печатными знаками считаются все знаки препинания, буквы, цифры, символы, каждый пробел между словами. Авторский лист равняется 22 - 23 листам машинописного текста на русском языке. Неполные концевые строки считаются за полные (там же, С. 21).

За единицу измерения объема работы - учетно-издательский лист - принимается единица измерения объема издания, равная, как и авторский лист, 40000 печатным знакам (там же, С. 405).

Организация труда

Государственные архивы проводят комплекс работ по обеспечению сохранности, учету, созданию научно-справочного аппарата к документам, их использованию и комплектованию, руководствуясь Основными правилами работы архивов, отраслевыми или самостоятельными нормативно-методическими разработками.

Деятельность конкретного государственного архива осуществляется на основе его Устава.

Функции работников архива регламентируются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с действующим квалификационным справочником.

Организационно-техническими условиями предусматриваются рациональная организация рабочих мест в служебных помещениях, соблюдение рационального режима труда и отдыха работников и установленных санитарных норм.

Режим труда и отдыха работников архивов устанавливается в соответствии с правилами внутреннего распорядка с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных из них в первой половине рабочего дня.

Архивохранилища должны быть изолированы от служебных помещений.

Размеры служебных помещений устанавливаются в зависимости от характера выполняемых работ и в соответствии с санитарно-техническими нормами.

Площадь помещения, выделяемая под кабинеты для руководителей структурных подразделений, должна быть не менее 10 кв. м. Минимальная площадь на одно рабочее место - 4 кв. м. Наиболее рациональное размещение - три работника в служебном помещении (Инструкция по проектированию архивов. СН 426-82/Госгражданстрой. М., 1983. С. 8; Освоение помещений, выделяемых под ведомственные или государственные хранилища и иные функциональные архивные службы. Рекомендации. М., 1996. Деп. в ОЦНТИ ВНИИДАД 14.02.1997, N 174-97. С. 130).

Рабочее место специалиста оснащается одно- или двухтумбовым столом, подъемно-поворотным креслом (стулом), книжными шкафами, полками, канцелярскими принадлежностями, необходимым для работы оборудованием. Для выбора оборудования рекомендуется "Перечень средств и оборудования для оснащения архивов и архивных служб организаций и предприятий". БД "Оборудование"/ВНИИДАД. М., 2006.

Для создания благоприятных условий труда в служебных помещениях должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура +17 - 19 °C и относительная влажность воздуха 50 - 55% (Освоение помещений, выделяемых под ведомственные или государственные хранилища и иные функциональные архивные службы. Рекомендации. М., 1996. С. 40).

Освещенность служебных помещений при общем освещении составляет 300 - 400 лк (СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03. Санитарные правила и нормы. Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий. Введ. 2003-06-15. М., 2003).

Яркость освещения всего служебного помещения должна быть одинаковой, а рабочего места - индивидуальной для каждого работника. Для этого могут использоваться дополнительные светильники.

В служебных помещениях для работников, занимающихся умственной деятельностью, допустимый уровень шума составляет не более 50 дБ, в помещениях, где используются пишущие или счетные машинки, допустим уровень шума до 60 дБ (Основы научной организации труда в государственных архивах. Метод. рекомендации/ВНИИДАД. М., 1986. С. 41).

Организация труда при работе на ПЭВМ

Помещения, где располагаются ПЭВМ, должны иметь естественное и искусственное освещение. Желательна ориентация оконных проемов на север или северо-восток. Оконные проемы должны иметь регулируемые жалюзи или занавеси, позволяющие полностью закрывать (при необходимости) оконные проемы.

Режим труда и отдыха операторов и специалистов, работающих с персональными компьютерами, зависит от характера выполняемой работы: ввод данных, текстов, редактирование, чтение информации с экрана и т.д.

Общая продолжительность работы на ПЭВМ в течение 8-часового рабочего дня не должна превышать 4 часов (или 50% рабочего времени) (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. Гигиена труда, технологические процессы, сырье, материалы, оборудование, рабочий инструмент. Введ. 2003-06-30. М., 2003).

Продолжительность непрерывной работы на ПЭВМ не должна составлять более 2 часов, при этом после каждого часа работы обязателен перерыв не менее 10 минут (Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти/ЦБНТ. М., 2002. С. 7).

Рабочие места для использования ПЭВМ оборудуют специальными столами, приставками, подъемно-поворотными креслами (стульями), регулируемыми по высоте и углам наклона сиденья и спинки.

Минимальная площадь на одно рабочее место должна составлять не менее 6 кв. м. При размещении рабочих мест с ПЭВМ расстояние между рабочими столами с видеомониторами должно быть не менее 2 метров, а расстояние между боковыми поверхностями мониторов - не менее 1,2 метра (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Введ. 2003-06-30. М.: Минздрав России, 2003).

Освещенность поверхности экрана не должна быть более 300 лк, освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа - 300 - 500 лк. Рекомендуемый микроклимат в помещениях при работе с ПЭВМ: температура воздуха +19 - 21 °C, относительная влажность 55 - 62% (там же).

Нормативная часть

В нормативный сборник включены нормы времени и выработки на работы и услуги по следующим направлениям деятельности государственных архивов: "Обеспечение сохранности документов", "Учет документов в архиве", "Комплектование архива и экспертиза ценности документов", "Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива", "Использование документов архива", "Организация работы архива". В сборнике представлен раздел "Работы по вводу, поиску, выводу и копированию информации". Однако нормы времени на сканирование, цифровую обработку фотографий и другие работы должны определяться архивами для конкретного рабочего места на основе хронометража рабочего времени, так как существует прямая зависимость выработки от мощности применяемого для этих работ оборудования и сложности сканируемого материала.

Отдельные виды работ, специфичные для архивов, хранящих научно-техническую документацию, документы по литературе и искусству, личному составу, не включены в настоящий сборник и должны быть разработаны самостоятельно этими архивами.

Архивам, осуществляющим подготовку таких справочно-информационных изданий, как путеводители, обзоры, каталоги и другие, целесообразно разрабатывать собственные нормы в зависимости от вида справочника с учетом характера документов архива, методической базы, квалификации исполнителей, организационно-технических условий. Однако архивы могут использовать нормы времени на работы, вошедшие в раздел 4 "Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива" и раздел 5 "Использование документов архива" настоящего нормативного сборника, а также "Комплексные нормы времени на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам ГАФ СССР, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию и документы личного происхождения" (ч. I - III. М., 1990 - 1992).

В Приложении к настоящему сборнику помещен Перечень литературы и нормативных материалов по нормированию труда, с которым необходимо ознакомиться работникам архивов, занятым вопросами подготовки новых или уточнения действующих норм.

Нормы прошли апробацию и рецензирование в архивах разного уровня и в структурных подразделениях Федерального архивного агентства.

Настоящий нормативный сборник рекомендован Федеральным архивным агентством для использования в практической деятельности государственных архивов.

1. Обеспечение сохранности документов архива

--------------------------------

<2> Одна прошивка включает номера газеты за полугодие или квартал в зависимости от формата и объема издания.

<3> При нумерации ветхих и слабых листов, требующих осторожного обращения, норма может быть уменьшена на 20 - 30%.

2. Учет документов архива

3. Комплектование архива и экспертиза ценности документов

4. Описание архивных документов и научно-справочный аппарат

к документам архива

--------------------------------

<4> Карточка содержит одно понятие (наименование).

<5> Даны комплексные нормы, которые целесообразно использовать при планировании времени на данную работу. Для расчета времени по отдельным операциям см. нормы подраздела 4.1.4 "Описание".

5. Использование документов архива

--------------------------------

<6> Информационное письмо, тематический перечень или тематический комплект копий документов могут быть подготовлены по запросу пользователя.

<7> Нормы установлены на тексты с одной стороны листа.

6. Работы по вводу, поиску, выводу и копированию

информации <8>

--------------------------------

<8> Нормы времени в пунктах 6.1.1 - 6.2.3 даны из сборника "Нормы времени на работы и услуги по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления", утвержденные Постановлением Минтруда N 152 от 10 сентября 1993 г. На остальные нормы использованы "Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПЭВМ", (М; 2001).

--------------------------------

<9> На одном машинописном листе - 1800 печатных знаков (байт). Время на ввод увеличивается на 30%, если текст на старославянском или на иностранном языках.

7. Организация работы архива

Приложение

ПЕРЕЧЕНЬ

ЛИТЕРАТУРЫ И НОРМАТИВНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПО НОРМИРОВАНИЮ ТРУДА

1. Инструкция по проектированию архивов. СН 426-82/Госгражданстрой. М., 1983.

2. Комплексные нормы на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам ГАФ СССР, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию и документы личного происхождения. Ч. I. М., 1990.

3. Комплексные нормы времени на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам ГАФ СССР, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения, фонодокументы. Ч. II. М., 1991.

4. Комплексные нормы времени на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам архивных фондов Российской Федерации, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения. Ч. III. М., 1992.

5. Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду/Росархив, ВНИИДАД. М., 2004.

6. Мильчин А.Э. Издательский словарь-справочник. М., 1998.

7. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления: утв. Постановлением Минтруда N 152 от 10.09.1993.

8. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти/ЦБНТ. М., 2002.

9. Перечень средств и оборудования для оснащения архивов и архивных служб организаций и предприятий. БД "Оборудование"/ВНИИДАД. М., 2006.

10. Освоение помещений, выделяемых под ведомственные или государственные хранилища и иные функциональные архивные службы: рекомендации/ВНИИДАД. М., 1996.

11. Организация и нормирование труда. М., 1999.

12. Основы научной организации труда в государственных архивах: метод рекомендации/ВНИИДАД. М., 1986.

13. СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03. Санитарные правила и нормы. Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий. Введ. 2003-06-15. М.: Минздрав России, 2003.

14. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Введ. 2003-06-30. М.: Минздрав России, 2003.

15. Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знаний. М., 1995.

16. Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПЭВМ. М., 2001.