Авансовые отчеты: проводки в бухгалтерском учете

/ Источник: Петербургский правовой портал

Расчеты с подотчетными лицами встречаются в деятельности любой организации. Как правильно документально оформить взаимоотношения с подотчетниками, как отразить их в бухгалтерском учете — расскажем в нашем материале.

Порядок расчетов с подотчетными лицами

Порядок расчетов по подотчетным суммам регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 в пункте 6.3. Денежные средства выдаются работникам во многих случаях:

  • на командировочные расходы;
  • для приобретения товаров или оплаты услуг в интересах организации.

Выдача производится либо по заявлению сотрудника, либо по распоряжению руководителя организации. В распоряжении на выдачу должны быть указаны цель подотчета и срок, на который он выдается.

Не позднее трех дней со дня истечения срока, на который были выданы деньги, сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные в интересах компании расходы. Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией самостоятельно либо может быть использована унифицированная форма, утвержденная Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001.

Учет расчетов с подотчетными лицами в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета ведется на счете 71. Аналитический учет целесообразно организовать в разрезе расчетов с каждым подотчетным лицом.

Денежные расчеты по подотчету

Деньги в подотчет могут быть выданы наличными и безналичными.

Из кассы выдан аванс на командировочные расходы, проводка:

Дт 71 Кт 50.

Перечислен на банковскую карточку работника подотчетный аванс, проводки:

Дт 71 Кт 51.

Если, согласно авансовому отчету, израсходовано больше, чем получено в подотчет, то после утверждения его руководителем подотчетнику выдаются суммы, превышающие авансы выданные; проводки формируются аналогичные приведенным выше.

Если за отведенное время сотрудник не израсходовал суммы, полученные в подотчет, то их необходимо вернуть. Возврат также может быть произведен и в наличной и в безналичной форме, а также удержан из зарплаты сотрудника. Если возвращаются неизрасходованные подотчетниками авансы полученные, проводки формируются следующие:

Дт 50, 51 Кт 71.

Если сотрудник согласен, то неиспользованный подотчетный аванс можно удержать из его заработной платы. Сделать это необходимо в течение одного месяца. Либо взыскать задолженность можно в судебном порядке. Проводки будут следующие:

Операция Дебет Кредит
Отражен невозвращенный и неиспользованный аванс, полученный в подотчет 94 71
Произведено удержание задолженности по подотчету из заработной платы сотрудника 70 94
Отражены суммы, по которым невозможно погашение за счет зарплаты 73 94
Взыскана по судебному решению задолженность по подотчету 50, 51 73

Авансовые отчеты, проводки в бухгалтерском учете

Проводки по авансовому отчету формируются в зависимости от того, какие расходы были произведены подотчетным лицом. Рассмотрим наиболее типовые из них:

Операция Дебет Кредит
Отражены расходы на командировку сотрудника (суточные, проезд, проживание) 20, 25, 26, 44 71
Приобретены материалы за счет суммы, полученной в подотчет 10 71
Приобретено сотрудником офисное оборудование, подлежащее учету в составе основных средств 08 71
Произведена оплата поставщику 60 71
Оплачены нотариальные услуги 26, 44 71


Форма авансового отчета

Поделиться:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Будьте всегда в курсе главного!
icon-telegram-white Подписаться
e-mail рассылка
Подпишитесь на новости для бухгалтера!
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту

Больше материалов по теме:

Поделиться: