Расчеты с подотчетными лицами встречаются в деятельности любой организации. Как правильно документально оформить взаимоотношения с подотчетниками, как отразить их в бухгалтерском учете — расскажем в нашем материале.
Порядок расчетов с подотчетными лицами
Порядок расчетов по подотчетным суммам регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 в пункте 6.3. Денежные средства выдаются работникам во многих случаях:
- на командировочные расходы;
- для приобретения товаров или оплаты услуг в интересах организации.
Выдача производится либо по заявлению сотрудника, либо по распоряжению руководителя организации. В распоряжении на выдачу должны быть указаны цель подотчета и срок, на который он выдается.
Не позднее трех дней со дня истечения срока, на который были выданы деньги, сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные в интересах компании расходы. Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией самостоятельно либо может быть использована унифицированная форма, утвержденная Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001.
Учет расчетов с подотчетными лицами в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета ведется на счете 71. Аналитический учет целесообразно организовать в разрезе расчетов с каждым подотчетным лицом.
Денежные расчеты по подотчету
Деньги в подотчет могут быть выданы наличными и безналичными.
Из кассы выдан аванс на командировочные расходы, проводка:
Дт 71 Кт 50.
Перечислен на банковскую карточку работника подотчетный аванс, проводки:
Дт 71 Кт 51.
Если, согласно авансовому отчету, израсходовано больше, чем получено в подотчет, то после утверждения его руководителем подотчетнику выдаются суммы, превышающие авансы выданные; проводки формируются аналогичные приведенным выше.
Если за отведенное время сотрудник не израсходовал суммы, полученные в подотчет, то их необходимо вернуть. Возврат также может быть произведен и в наличной и в безналичной форме, а также удержан из зарплаты сотрудника. Если возвращаются неизрасходованные подотчетниками авансы полученные, проводки формируются следующие:
Дт 50, 51 Кт 71.
Если сотрудник согласен, то неиспользованный подотчетный аванс можно удержать из его заработной платы. Сделать это необходимо в течение одного месяца. Либо взыскать задолженность можно в судебном порядке. Проводки будут следующие:
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Отражен невозвращенный и неиспользованный аванс, полученный в подотчет | 94 | 71 |
| Произведено удержание задолженности по подотчету из заработной платы сотрудника | 70 | 94 |
| Отражены суммы, по которым невозможно погашение за счет зарплаты | 73 | 94 |
| Взыскана по судебному решению задолженность по подотчету | 50, 51 | 73 |
Авансовые отчеты, проводки в бухгалтерском учете
Проводки по авансовому отчету формируются в зависимости от того, какие расходы были произведены подотчетным лицом. Рассмотрим наиболее типовые из них:
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Отражены расходы на командировку сотрудника (суточные, проезд, проживание) | 20, 25, 26, 44 | 71 |
| Приобретены материалы за счет суммы, полученной в подотчет | 10 | 71 |
| Приобретено сотрудником офисное оборудование, подлежащее учету в составе основных средств | 08 | 71 |
| Произведена оплата поставщику | 60 | 71 |
| Оплачены нотариальные услуги | 26, 44 | 71 |
